Fiskus zajął stanowisko dotyczące sytuacji problemów technicznych z wprowadzeniem faktur do KSeF. Z jednej strony Dyrektor KIS nie zgodził się z podatnikiem, że nie jest on zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF – techniczne bariery nie stanowią podstawy do odstąpienia od tego obowiązku. Co ciekawe, w interpretacji fiskus wprost nie przyznał, że sankcja nie będzie nakładana (aczkolwiek pośrednio wynika to z jej treści). Wobec tego, podatnik nie jest też zobowiązany do późniejszego przesłania danych z tych faktur do KSeF, ponieważ nie zostały one wystawione zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej.
Czy można nie wystawiać faktur w KSeF jeżeli nie posiadamy sprawnego systemu?
Z zapytaniem wystąpiła spółka, której wartość sprzedaży Spółki wraz z kwotą podatku w 2024 r. przekroczyła kwotę 200 000 000 zł. W związku z powyższym, na podstawie art. 145I ust. 1 ustawy o VAT, Spółka jest zobowiązana do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) od dnia 1 lutego 2026 r.
W toku prac wdrożeniowych zmierzających do integracji wewnętrznego systemu finansowo-księgowego Spółki z KSeF, wystąpiły nieprzewidziane i niezależne od Spółki bariery techniczne. Aktualnie wykorzystywane oprogramowanie nie posiada pełnej, stabilnej funkcjonalności pozwalającej na bezbłędne generowanie i przesyłanie faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu art. 2 pkt 32a ustawy o VAT, który stanowi, że przez fakturę ustrukturyzowaną rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie”.
Problematyka ta nie ogranicza się jedynie do braku połączenia z centralnym systemem (KSeF), lecz dotyczy samej struktury logicznej pliku. Nie jest zatem możliwe zastosowanie tzw. trybu offline24 o którym mowa w art. 106nda ustawy o VAT.
Wskazać również należy, że działalność Spółki charakteryzuje się generowaniem dużego wolumenu faktur. Wymagają one pozyskania danych z wewnętrznych systemów (np. sprzedażowych, magazynowych). W procesie tym występuje wysoki stopień zagregowania danych.
Z uwagi na powyższe, rozwiązania tymczasowe, takie jak komercyjne aplikacje webowe czy darmowa „Aplikacja Podatnika KSeF”, są obiektywnie nieprzydatne. Narzędzia te wymagają manualnego wprowadzania danych lub importu z prostych plików. Przy skali działalności Spółki, byłoby to działanie paraliżujące proces sprzedażowy i naruszające zasady racjonalności gospodarczej. Manualne przenoszenie danych do zewnętrznych aplikacji webowych drastycznie zwiększa ryzyko błędów merytorycznych, co naruszałoby obowiązki Spółki wynikające z art. 106e ustawy o VAT.
Zatem, niemożność techniczna systemu Spółki oznacza w praktyce niemożność wystawienia faktury ustrukturyzowanej w ogóle, ponieważ żadna inna ścieżka nie jest dostępna w ramach prowadzonej działalności.
W związku z powyższym, Spółka nie jest obiektywnie w stanie zrealizować obowiązku fakturowania w systemie KSeF od dnia 1 lutego 2026 r. bez narażenia się na ryzyko paraliżu procesu sprzedażowego oraz błędów w dokumentacji podatkowej.
Mając na uwadze zasadę racjonalności oraz interes ekonomiczny przedsiębiorstwa (konieczność zachowania ciągłości obrotu, terminowego fakturowania kontrahentów oraz realizowania terminowych płatności), Spółka zamierza wystawiać faktury w formie elektronicznej lub papierowej, zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 31 oraz pkt 32 ustawy o VAT.
KSeF obowiązkowy
Fiskus stwierdza, że od 1 lutego 2026 r. Spółka jest obwiązana do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF z uwagi na fakt, że łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku w 2024 r., przekroczyła kwotę 200 000 000 zł.
Oznacza to tym samym, że skoro na mocy przepisów (art. 145I ustawy o VAT) Podatnik został zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych od 1 lutego 2026 r., to wystawienie faktury w postaci elektronicznej bądź papierowej, w okolicznościach przedstawionych we wniosku, będzie działaniem nieprawidłowym. Należy zauważyć, że z opisu sprawy nie wynika, aby wystawienie faktur w postaci innej, aniżeli ustrukturyzowana wynikało ze szczególnego trybu przewidzianego w ustawie o podatku od towarów i usług, z opisu sprawy nie wynika też aby zachodziły okoliczności wskazane w art. 106ga ustawy o VAT umożliwiające wystawianie faktur elektronicznych lub papierowych – dlatego też należy przyjąć, że Wnioskodawca wystawiając faktury z pominięciem KSeF działa w tym przypadku niezgodnie z obowiązującymi przepisami.
Ustawa o VAT przewidziała okoliczności, w których możliwe jest w przypadku:
- trybu offline24 wystawienie faktury w postaci elektronicznej zgodnej ze strukturą logiczną FA;
- trybu offline – niedostępność KSeF wystawienie faktury w postaci elektronicznej zgodnej ze strukturą logiczną FA;
- trybu awaryjnego – wystawienie faktury elektronicznej zgodnej ze strukturą logiczną FA;
- awarii całkowitej – wystawienie faktury w postaci papierowej lub faktury elektronicznej.
Należy jednakże mieć na względzie, że niezależnie od powyższych trybów faktury elektroniczne muszą być zgodne ze strukturą logiczną FA (za wyłączeniem przypadku awarii całkowitej) oraz każdorazowo muszą one zostać przesłane do KSeF (w przypadku awarii całkowitej faktury nie przesyła się do KSeF). Odpowiednio w przypadku: tryb offline24 – fakturę przesyła się do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia; tryb offline – niedostępność KSeF – fakturę przesyła się do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu trwania niedostępności; trybu awaryjnego – fakturę przesyła się w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSeF.
W konsekwencji stanowisko, że Spółka jest uprawniona do wystawienia faktur w formie elektronicznej i papierowej, poza Krajowym Systemem e-Faktur jest nieprawidłowe.
Co ciekawe, w interpretacji fiskus wprost nie przyznał, że sankcja nie będzie nakładana (aczkolwiek pośrednio wynika to z jej treści).
Dostarczanie faktur do KSeF?
Podatnik miał też wątpliwości, czy w przypadku wystawienia faktury w formie elektronicznej i papierowej o której mowa w art. 2 pkt 31 oraz pkt 32 ustawy o VAT, z przyczyn technicznych leżących po jego stronie, będzie on zobowiązany do późniejszego przesłania danych z tej faktury do systemu KSeF po ustąpieniu barier technicznych (w celu nadania jej numeru identyfikującego).
Tu już Fiskus zgodził się z Podatnikiem, że faktury w postaci elektronicznej, bądź papierowej jako takie nigdy nie zostaną przesłane do KSeF, bo nie spełniają one wymogów technicznych – tzn. nie są wystawione zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej.
Pismo z dnia 2 czerwca 2026 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
sygn. 0111-KDIB3-1.4012.198.2026.1.IK
© Grafika jest własnością Kancelarii
Jeżeli ten problem Państwa dotyczy, zachęcamy do kontaktu z Kancelarią. Przesyłając wypełniony formularz akceptują Państwo naszą Politykę Prywatności.
