KSeF (czyli Krajowy System e-Faktur) oznacza zmianę procesu wystawiania oraz odbierania faktur a jest systemem teleinformatycznym służącym do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, jak również do ich przechowywania, oznaczania numerem identyfikującym przydzielonym przez ten system, weryfikowania zgodności z określonym i udostępnionym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych wzorem takiej faktury. Zaś od 2019r funkcjonują już faktury elektroniczne w zamówieniach publicznych (Platforma Elektronicznego Fakturowania – PEF).
Obligatoryjny KSeF
Znowelizowany KSeF 2.0. wynika z ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: „ustawa o VAT”) oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz 1203). Ustawodawca przewidział dość długi, ponad roczny czas na bezpieczne dla podatników „testowanie” systemu.
Wejście w życie nowych regulacji zaplanowane jest etapowo, począwszy od 1 lutego 2026r. Resort Finansów zakłada bowiem roczny czas przystosowywania się do obowiązkowego e-fakturowania. Art. 145l ustawy o VAT zakłada bowiem, że w okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 marca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł.
Od lutego 2026r. zmienia się brzmienie art. 106ga ustawy o VAT. Podatnicy są, zgodnie z jego ust.1, już od tego momentu obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
W kwietniu 2019 r. weszły w życie przepisy ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. z 2020 r. poz 1666 ze zm., zwanej dalej ustawą o elektronicznym fakturowaniu). Reguluje ona zasady przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych dotyczących realizacji zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego przy użyciu systemu teleinformatycznego – tj. Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF). PEF to platforma służąca do odbierania i wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych dokumentów na linii zamawiający – wykonawcy zamówień publicznych. Z PEF mogą korzystać zarówno zamawiający (np. urzędy), którzy są obowiązani do przyjmowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych jak i wykonawcy zamówień publicznych – firmy świadczące usługi i sprzedające towary podmiotom publicznym. Zamawiający (czyli np. urząd) nie może odmówić przyjęcia ustrukturyzowanej faktury elektronicznej wystawianej związku z realizacją zamówienia publicznego.
Wraz z wejściem w życie obligatoryjnego KSeF,obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych objęte będą między innymi transakcje B2G (tzw. Business-to-Government), czyli relacja przedsiębiorca-administracja publiczna. Generalnie, Resort Finansów zakłada integrację obu systemów. W okresie fakultatywnym KSeF i PEF funkcjonowały jako dwa odrębne od siebie systemy, a faktury wystawiane w PEF nie mogły być przesyłane do KSeF.
Wystawianie efaktur w zamówieniu publicznym
Modelem integracji przyjętym przez ustawodawcę jest inkorporowanie faktur w zamówieniach publicznych do KSeF oraz pośrednictwo PEF lub systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez OpenPEPPOL w tym zakresie.
Z dniem 1 lutego 2026 r. zacznie obowiązywać art. 106gb ust. 7 ustawy o VAT, w myśl którego ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną, o której mowa w ustawie o elektronicznym fakturowaniu:
- przesłaną przy użyciu platformy PEF lub systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez OpenPEPPOL,
- spełniającą wymagania określone w normie europejskiej (EN-16931-1:2017),
- po przesłaniu do KSeF i przydzieleniu numeru identyfikującego fakturę w KSeF będzie uznawać się za fakturę ustrukturyzowaną.
Jedną z przesłanek uznania ustrukturyzowanej faktury elektronicznej (w myśl ustawy o elektronicznym fakturowaniu) za fakturę ustrukturyzowaną (na gruncie VAT) jest spełnienie przez nią wymagań określonych w normie europejskiej (EN-16931-1:2017). Oznacza, to, że w tym przypadku nie znajdzie zastosowania struktura logiczna FA(3). Norma europejska będzie miała zastosowania wyłącznie w przypadku faktur wystawianych w zamówieniach publicznych i przesyłanych z PEF do KSeF.
W konsekwencji, KSeF będzie przyjmował wyłącznie następujące rodzaje faktur PEF:
- faktura PEF,
- faktura specjalizowana,
- faktura korygująca PEF.
Rejestracja Peppol i proces wystawiania faktur
Planowane rozporządzenie wykonawcze do KSeF (w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, projekt z dnia 23 listopada 2023 r.) wprowadza pojęcie podmiotu upoważnionego do wystawiania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych – rozumie się przez to podmiot upoważniony przez podatnika do wystawiania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, który zapewnia komunikację elektroniczną zrzeszonym przedsiębiorcom w ramach stowarzyszenia OpenPEPPOL, o którym mowa w art. 2 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu.
Podmiot ten jest certyfikowanym dostawcą usług Peppol i posługuje się unikalnym identyfikatorem w sieci Peppol (tzw. identyfikatorem brokera Peppol). KSeF będzie umożliwiał rejestrację dostawcy usług Peppol poprzez przekazanie do systemu podpisanego ważnym certyfikatem pliku rejestracji dostawcy usług Peppol, który będzie zawierał imię i nazwisko lub nazwę oraz identyfikator brokera Peppol. Mechanizm rejestracji w KSeF zapewnia weryfikację tożsamości podmiotu i sprawdzenie aktualności statusu certyfikowanego dostawcy usług Peppol.
Aby podatnik mógł nadać lub odebrać uprawnienia podmiotowi upoważnionemu konieczne będzie podanie numeru identyfikacyjnego tego podmiotu oraz jego nazwy. Uprawnienia do wystawiania faktur na rzecz dostawcy usług Peppol nadawane jest drogą elektroniczną w ramach KSeF po uwierzytelnieniu się podatnika w KSeF. Uprawnienie może nadać również osoba fizyczna zarządzająca uprawnieniami w ramach danego podatnika. Uprawnienia do wystawiania faktur na rzecz dostawcy usług Peppol nie są nadawane poprzez zawiadomienie ZAW-FA.
W celu przesłania faktury do KSeF należy wykonać następujące kroki w systemie:
- dostawca usług Peppol uwierzytelnia się w systemie,
- dostawca usług Peppol przesyła fakturę do KSeF po weryfikacji czy przygotowany plik xml jest zgodny z obowiązującym w PEF wzorem struktury logicznej (zgodnym z normą europejską),
- system dokonuje weryfikacji czy identyfikator podatkowy NIP sprzedawcy jest zbieżny z identyfikatorem podatkowym NIP kontekstu, który nadał uprawnienie do wystawiania faktur PEF dostawcy usług Peppol, a następnie dokument przetwarzany jest po stronie KSeF,
- fakturze zostaje nadany nr KSeF, a dostawca usług Peppol może pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).
Przebieg tego procesu obrazuje poniższy schemat (zaczerpnięty z Podręcznika KSeF 2.0. cz IV):
Otrzymanie faktury
Użytkownicy PEF będą mogli korzystać z usług udostępnionych przez KSeF, tj. walidacja semantyczna e-Faktur, przechowywanie i dostęp do e-faktur w systemie, weryfikacja poprawności e-Faktur. Jednocześnie administracja podatkowa będzie miała dostęp (w uzasadnionych sytuacjach) do wszystkich e-Faktur, niezależnie czy zostały wystawione według standardu PEF, czy standardu KSeF.
Przesłana do KSeF faktura będzie dostępna w systemie zarówno po stronie sprzedawcy jak i nabywcy. W zakresie dostępu do tego typu faktur nie obowiązują więc żadne szczególne uprawnienia.
Faktury PEF przesłane do KSeF będą przechowywane w systemie przez okres 10 lat licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Jest to okres analogiczny jak w przypadku np. faktur ustrukturyzowanych przesyłanych w strukturze logicznej FA(3).
LINK do podręczników: https://ksef.podatki.gov.pl//pliki-do-pobrania-ksef-20/
© Grafika jest własnością Kancelarii
Jeżeli ten problem Państwa dotyczy, zachęcamy do kontaktu z Kancelarią. Przesyłając wypełniony formularz akceptują Państwo naszą Politykę Prywatności.
