Ministerstwo Finansów poinformowało o rozpoczęciu konsultacji publicznych projektu ustawy wprowadzającej e-fakturę jako powszechny system rozliczania. Jest to drugi etap wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Polsce, który będzie obowiązkowy od 2024 r. Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2076) wprowadziła możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych od 1 stycznia 2022 r. Faktury ustrukturyzowane mogą być wystawiane i otrzymywane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj. KSeF. Rozwiązanie to ma obecnie charakter fakultatywny. Obowiązkiem e-fakturowania nie zostaną objęci podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju. Wystawienie e-faktury przez te podmioty jest fakultatywne.
Testowanie systemu
Etap fakultatywny miał przyczynić się do nabrania doświadczenia przez podatników i administrację podatkową, a także przygotować ich do wprowadzenia powszechnego systemu e-fakturowania. Uznano, że dwuletni okres fakultatywnego e-fakturowania jest wystarczający do wprowadzenia obligatoryjnego rozwiązania.
Wprowadzenie obligatoryjnego e-fakturowania jest możliwe na podstawie decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168/81).
Zakres czynności
Obligatoryjne e-fakturowanie obejmie zasadniczo czynności, które obecnie wymagają udokumentowania fakturą wystawioną zgodnie z ustawą o VAT. Będą to czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT w Polsce,w tym krajowe dostawy towarów i świadczenie usług dokonywane pomiędzy przedsiębiorcami (B2B), na rzecz organów publicznych (B2G) lub konsumentów (B2C). Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych, zwanych dalej: „e-fakturami” będzie miał zastosowanie do podatników wykonujących czynności objęte wymogiem fakturowania według polskich regulacji VAT, którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Zasady wystawiania e-faktur będą również skierowane do podatników stosujących tzw. zwolnienie podmiotowe (drobni przedsiębiorcy). Dostawy towarów i świadczenie usług B2C, a także sprzedaż objęta zwolnieniem z VAT będą mogły być również dokumentowane e-fakturą. Pozostaje niezmieniona zasada, że faktura wystawiana będzie na żądanie nabywcy/usługobiorcy zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dana czynność została dokonana. Zatem wraz z wejściem w życie powszechnego e-fakturowania zmianie ulegnie jedynie sposób wykonywania istniejącego obowiązku dotyczącego fakturowania takich transakcji. Wystawianie e-faktur, na których nie widnieje kwota podatku VAT jest uzasadnione ze względu na wymogi wynikające z podatku dochodowego mające wpływ na przychód lub koszty w tym podatku, a także związane z tym rozliczenia potwierdzające dokonanie transakcji. Faktury takie mają również znaczenie w przypadku sprzedaży dla podatników nieodliczających VAT, którzy muszą posiadać dokumenty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą dla potrzeb rachunkowości.
Przy użyciu KSeF będą wystawiane także faktury korygujące. Faktury korygujące wystawione po wejściu w życie niniejszej ustawy – bez względu na to, czy zostały wystawione przy użyciu KSeF, czy poza KSeF (w związku z tym, że zostały wystawione przed wejściem przepisów o obligatoryjnym e-fakturowaniu), jeśli są wystawione przez podatnika posiadającego siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, będą wystawiane w KSeF.
Przy użyciu KSeF fakultatywnie będą mogły być wystawiane także faktury VAT RR oraz faktury korygujące VAT RR.
KSEF a PEF
Wdrożenie KSeF wpłynie na dotychczasowy system obsługi fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych przy wykorzystaniu tzw.: Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF). Proponowane rozwiązania zapewnią współdziałanie tych dwóch systemów i wprowadzają również zmiany dostosowujące w ustawie o elektronicznym fakturowaniu. Zgodnie z założeniami funkcjonowania obligatoryjnego e-fakturowania, wszyscy podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania e-faktur. Warunkiem uznania faktury za fakturę ustrukturyzowną będzie nadanie numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF. Data przydzielenia fakturze numeru KSeF, będzie uznana za datę otrzymania faktury przez nabywcę.
Faktury wystawione w PEF, po pozytywnej walidacji, powinny uzyskać numer KSeF/UPO, i powinny zostać udostępnione wystawcy takiej faktury w PEF. Wymagany ustawowo standard e-faktury PEF, pozostałby w obrocie pomiędzy wystawcą i odbiorcą e-faktury w transakcjach B2G.
Projektodawca zapewnia, że korzyści z integracji obu systemów w zaproponowany sposób będą zarówno po stronie podatników (użytkowników PEF), jak też administracji podatkowej. Użytkownicy PEF będą mogli korzystać z usług udostępnionych przez KSeF tj.: walidacja semantyczna e-faktur, przechowywanie i dostęp do e-faktur w systemie, weryfikacja poprawności e-faktur. Jednocześnie administracja podatkowa będzie miała dostęp do wszystkich e-faktur, niezależnie czy zostały wystawione według standardu PEF, czy standardu KSeF. Administracja podatkowa będzie mogła w przyszłości wykorzystać rozwiązania zaimplementowane w PEF, w związku np. z planami Komisji Europejskiej dotyczącymi uregulowania kwestii e-fakturowania i wymiany tych dokumentów poprzez sieć PEPPOL.
Faktury kasowe i uproszczone
Realizując zasadę powszechności stosowania KSeF Resort proponuje zrezygnować z możliwość wystawiania faktur przy zastosowaniu kas rejestrujących. Mając jednak na uwadze konieczność dostosowania się rynku do takiej zmiany, proponuje się wprowadzenie takiego ograniczenia od 1 stycznia 2025 r., tj. z rocznym przedłużeniem stosowania. Natomiast od 1 stycznia 2024 r.nie będzie uznawany za e-fakturę paragon z NIP do 450 zł. Dokumenty te nie będą spełniały wymagań dla e-faktur.
Zostanie zachowana możliwość wystawiania e-faktur uproszczonych – w KSeF – z ograniczonym, jak dotychczas, zakresem danych (art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT nie wymaga zmiany). Zostanie też zachowana możliwość wystawiania e-faktur przez podatników korzystających z tzw. zwolnienia podmiotowego – także z ograniczonym zakresem danych (przypadki faktur wystawianych w KSeF z ograniczonym zakresem danych zostaną uregulowane w rozporządzeniu).
Data wystawienia E-faktury
Datą wystawienia e-faktury jest dzień przesłania jej do KSeF, Numer identyfikujący fakturę w KSeF zawiera w swej strukturze m.in. datę wystawienia. Tę datę zawiera również urzędowe poświadczenie dokumentu elektronicznego KSeF (tzw. UPO), które przyjmuje za datę wystawienia – datę przesłania faktury do KSeF. Gdy fakturze zostanie nadany numer identyfikujący tę fakturę w KSeF wchodzi ona do obrotu prawnego z datą przesłania do KSeF. Zatem w przypadku wystawiania faktur w KSeF data wpisywana w polu P1 (odpowiadająca dacie wystawienia dokumentu określonej w art. 106e ust. 1 pkt 1) – za wyjątkiem sytuacji awarii systemu opisanej niżej – nie jest kluczowa. Kluczowa jest data przesłania faktury do KSeF, zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT (zgodnie z art. 106na ust. 1 fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur), który to przepis nie podlega modyfikacji w zakresie w jakim niniejszym projektem proponuje się wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania.
Natomiast za datę otrzymania faktury uznaje się dzień nadania tej fakturze numeru KSeF. Data ta jest widoczna dla odbiorcy e-faktury w systemie.
Cele projektu
Ministerstwo wskazuje, że E-faktura to kolejny ważny element uszczelnienia systemu podatkowego, ale także wiele korzyści podatkowych i biznesowych dla podatników i gospodarki.
Ministerstwo podkreśliło korzyści podatkowe i biznesowe takie jak:
- Szybszy zwrot VAT – podatnicy otrzymają zwrot VAT o 1/3 szybciej – termin zwrotu skróci się dla nich o 20 dni, z 60 na 40.
- Łatwiejsze i szybsze korygowanie faktur.
- Podatnicy nie będą musieli wystawiać duplikatów faktur, ponieważ e-faktury w KSeF nie zgubią się, nie ulegną zniszczeniu, będą zawsze dostępne dla wystawcy i odbiorcy faktury.
- Obowiązki podatkowe oraz sprawozdawcze zostaną znacząco uproszczone, np. nastąpi ograniczenie obowiązków w JPK_VAT z deklaracją. W sytuacji, gdy wszystkie faktury będą dostępne w KSeF nie będzie konieczności raportowania ich w innych systemach.
Ponadto, zdaniem Resortu ustrukturyzowany jednolity wzór faktury pozwoli na automatyzację wielu procesów i zapewni zamianę dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe oraz cyfryzację i automatyzację obiegu faktur pomiędzy podatnikami oraz ich księgowania. Rozwiązanie to przyczyni się nie tylko do szybszego i sprawniejszego dokumentowania transakcji, ale również do przyspieszenia realizacji płatności. Powszechny i dostępny dla wszystkich system szybkiego generowania, wystawiania i udostępnienia e-faktury, spowoduje szybsze otrzymanie faktury.
Obligatoryjne e-fakturowanie będzie miało również wpływ na usprawnienie obrotu gospodarczego przez wprowadzenie jednego standardu e-faktury, zamianę dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe, cyfryzację i automatyzację obiegu faktur pomiędzy podatnikami oraz ich księgowania. Rozwiązanie to przyczyni się nie tylko do szybszego i sprawniejszego dokumentowania transakcji, ale również do przyspieszenia realizacji płatności.
Usługa przechowywania oraz archiwizacji e-faktur przez okres 10 lat zapewniona jest przez administrację, co daje możliwości dużych oszczędności związanych z brakiem obowiązku przechowywania tych dokumentów.
E-faktura to obok korzyści podatkowych także szereg korzyści biznesowych. To przede wszystkim zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami – wystawiona faktura będzie udostępniona dla odbiorcy przez administrację praktycznie w czasie rzeczywistym. Ustrukturyzowany jednolity wzór faktury pozwoli na automatyzację procesów księgowych, co w konsekwencji przełoży się na oszczędność czasu pracowników, który można wykorzystać w innych obszarach prowadzenia działalności. Wprowadzenie automatyzacji w procesie księgowania zredukuje liczbę pomyłek.
Ministerstwo przypomniało też, że KSeF cyklicznie przechodzi szczegółowe testy bezpieczeństwa. Zarówno dane w ramach KSeF jak i sama komunikacja z KSeF są szyfrowane. Autoryzacja w systemie jest zabezpieczona na najwyższych dostępnych poziomach.
KSeF jest utrzymywany przez Centrum Informatyki Resortu Finansów (CIRF) 24 godziny na dobę 7 dni w tygodniu.
Obecnie, podatnicy dysponują Aplikacją Podatnika KSeF, która posiada funkcjonalności pozwalające na zarządzanie procesem fakturowania w każdym przedsiębiorstwie. Kolejnym narzędziem, będzie Aplikacja mobilna KSeF. Aplikacja ta umożliwi wygodne i szybkie wystawianie i odbieranie e-Faktur oraz zarządzanie nimi z dowolnego miejsca
Aplikacja Podatnika KSeF umożliwia globalne przeglądanie wystawionych lub otrzymanych faktur, ich pobieranie w formacie xml lub PDF oraz szybkie i sprawne zarządzanie uprawnieniami do korzystania z KSeF.
Projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw został opublikowany na stronie RCL. Uwagi i opinie do tego projektu można przesyłać na adres sekretariat.pt@mf.gov.pl do 23 grudnia 2022 r.
LINK do projektu.
Jeżeli ten problem Państwa dotyczy, zachęcamy do kontaktu z Kancelarią. Przesyłając wypełniony formularz akceptują Państwo naszą Politykę Prywatności.