Na przełom lat 2019 i 2020 Najwyższa Izba Kontroli (NIK) zaplanowała kontrole centralizacji VAT w samorządach. Pojawiają się już pierwsze wyniki i zalecenia dla kontrolowanych jednostek. Poza oczywistymi kwestiami jak sprawdzenie posiadanych procedur, ich przestrzegania, terminowości raportowania i rozliczeń podatku, pojawiają się jednak zagadnienia dość zaskakujące. Kontrolujący bowiem kwestionują brak odliczania VAT w jednostkach budżetowych, których prewspółczynnik jest niezwykle niski (nawet poniżej 1%) np. w szkołach, przedszkolach, MOPSach. Czy słusznie?
Regulacje dotyczące VAT
Podstawowym przepisem regulującym prawo do odliczenia jest art. 86 ustawy o VAT, zgodnie z którym w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z licznymi zastrzeżeniami). Mowa zatem o prawie, nie obowiązku podatnika. Przepis ten odwołuje się do art. 15 ustawy o VAT, co oznacza, iż prawo do odliczenia przysługuje jedynie podatnikowi i jedynie w odniesieniu do czynności, w stosunku do których działa on jako podatnik (a więc dokonuje dostaw towarów czy świadczy usługi).
Na mocy art. 90 ustawy o VAT, w stosunku do towarów i usług, które są wykorzystywane przez podatnika do wykonywania czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, jak i czynności, w związku z którymi takie prawo nie przysługuje, podatnik jest obowiązany do odrębnego określenia kwot podatku naliczonego związanych z czynnościami, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego. Oznacza to, że wówczas, gdy zakupy związane są jedynie z czynnościami opodatkowanymi, prawo do odliczenia przysługuje w pełni. Dopiero, jeżeli nie jest możliwe wyodrębnienie całości lub części kwot, o których mowa powyżej związanych z danym rodzajem aktywności jednostki, podatnik może pomniejszyć kwotę podatku należnego o taką część kwoty podatku naliczonego, którą można proporcjonalnie przypisać czynnościom, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.
W przypadku nabycia towarów i usług wykorzystywanych zarówno do celów wykonywanej przez podatnika działalności gospodarczej, jak i do celów innych niż działalność gospodarcza, gdy przypisanie tych towarów i usług w całości do działalności gospodarczej podatnika nie jest możliwe, kwotę podatku naliczonego oblicza się zgodnie ze sposobem określenia zakresu wykorzystywania nabywanych towarów i usług do celów działalności gospodarczej. Sposób określenia proporcji powinien najbardziej odpowiadać specyfice wykonywanej przez podatnika działalności i dokonywanych przez niego nabyć.
Powyższe oznacza, że odliczenie w przypadku kosztów mieszanych (tj. ogólnych, związanych z całością działalności jednostki) przysługuje do wysokości proporcji (współczynnika VAT, czyli – w uproszczeniu – stosunku czynnosci opodatkowanych VAT do sumy czynności opodatkowanych i zwolnionych z VAT) i prewspółczynnika VAT (czyli stosunku czynności w ramach działalności gospodarczej do sumy wszystkich czynnosci jednostki). Są to zwykle koszty takie jak: woda, prąd, ogrzewanie, koszty biurowe, meble, sprzęt czy środki do sprzątania.
Niski współczynnik i gospodarność
Na mocy art. 90 ust.10 ustawy o VAT, w przypadku gdy proporcja (oraz analogicznie prewspółczynnik):
1) przekroczyła 98% oraz kwota podatku naliczonego niepodlegająca odliczeniu, wynikająca z zastosowania tej proporcji, w skali roku, była mniejsza niż 500 zł – podatnik ma prawo uznać, że proporcja ta wynosi 100%;
2) nie przekroczyła 2% – podatnik ma prawo uznać, że proporcja ta wynosi 0%.
Ten drugi przypadek dotyczy bardziej przedsiębiorstw będących podatnikami PIT i CIT niż sektora publicznego gdyż pozwala na zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów całości VAT.
Z wszystkich powyższych regulacji wynika, że podatnik VAT ma prawo do odliczenia podatku naliczonego, nie jest ono jednak jego obowiązkiem. Żaden przepis podatkowy nie nakazuje odliczania podatku.
Niemniej, jednostki sektora finansów publicznych powinny kierować się regułami gospodarności w zarządzaniu środkami publicznymi. Ponadto, zgodnie z art. 5 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest m.in. niepobranie lub niedochodzenie należności Skarbu Państwa, jednostki samorządu terytorialnego lub innej jednostki sektora finansów publicznych albo pobranie lub dochodzenie tej należności w wysokości niższej niż wynikająca z prawidłowego obliczenia. Z tej przyczyny wiele podmiotów z tego sektora, z ostrożności, odlicza podatek naliczony nawet wtedy gdy są to znikome kwoty.
Trudne decyzje
Kierownicy jednostek takich jak szkoły, przedszkola, MOPS, agencje wykonawcze, państwowe jednostki budżetowe, podejmują niekiedy decyzje o rezygnacji z dokonywania odliczeń podatku naliczonego od kosztów mieszanych. Jednostki takie bowiem mają zwykle bardzo niski współczynnik i prewspółczynnik z uwagi na naturę wykonywanych przez nie zadań. Są to zasadniczo zadania publiczne lub statutowe (objęte wyłączeniem z VAT na mocy art. 15 ust. 6 ustawy o VAT) bądź z VAT zwolnione (edukacja, opieka, kultura). Działalność gospodarcza jest w ich przypadku marginalna i sprowadza się najczęściej do okazjonalnego wynajmu powierzchni na cele komercyjne, umów barterowych, reklamowych, refaktur mediów. W przypadku samorządów, decyzje o nieodliczaniu VAT od kosztów mieszanych podejmowane są często w zgodzie z procedurami przyjętymi w danym jst w momencie centralizacji.
Jest to decyzja – z punktu widzenia Kierownika jednostki – racjonalna, gdyż analizuje on stosunek potencjalnego VAT do odliczenia i czas pracy niezbędny do sporządzenia rozliczenia VAT. W sytuacji gdy konieczne jest wprowadzenie do systemu księgowego kilkuset faktur miesięcznie (co zajmuje kilka dni pracy) a efektem jest odliczenie kilkunastu czy kilkudziesięciu złotych, gospodarnym działaniem jest raczej odstąpienie od odliczenia podatku. Wydaje się to jedynym logicznym i rozsądnym działaniem. Moim zdaniem, gospodarność w zarządzaniu środkami należy bowiem analizować całościowo. Nie można pominąć kontekstu wydatków poniesionych przez jednostkę na sporządzenie rozliczenia, zwłaszcza pracowniczych. Są to koszty jak najbardziej policzalne i można je zestawić z efektem finansowym dla jednostki (tj. kwotą zwróconego podatku naliczonego).
Niestety, okazuje się, że nie dla wszystkich jest to działanie gospodarne i racjonalne. Niektórym samorządom zarzucane są nieprawidłowości w postaci braku odliczenia tak niewielkich kwot podatku oraz nakazywane jest złożenie kilkudziesięciu korekt deklaracji VAT. Nie pomagają nawet przedstawiane przez jst symulacje, iż efektem korekt będzie góra kilkaset złotych odliczonego VAT do czego niezbędne jest poświecenie kilkudziesięciu dni pracy pracowników jednostki.
Należy podkreślić, że jest to zagadnienie dotyczące nie tylko samorządów ale całego sektora finansów publicznych – dylematy: odliczać groszowe kwoty VAT czy nie, zajmują bowiem również kierowników, dyrektorów i księgowe w państwowych jednostkach, agencjach, instytutach itp. Odpowiedź NIK jest niestety jednoznaczna – odliczać trzeba, nawet gdy koszty pracownicze przewyższają w sposób oczywisty wysokość odliczonego podatku.
Jeżeli ten problem Państwa dotyczy, zachęcamy do kontaktu z Kancelarią. Przesyłając wypełniony formularz akceptują Państwo naszą Politykę Prywatności.