Wiele wątpliwości praktycznych pojawia się wobec likwidacji not korygujących. Obecnie, po wejściu w życie obowiązkowego KSeF, jedyną formą „poprawienia” błędów na fakturze jest wystawienie faktury korygującej. Jednak, podatnicy słusznie wskazują, że nie zależy to zawsze od nich tak jak to miało miejsce w przypadku not korygujących (wystawianych przez nabywcę właśnie). Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (DKIS) zajął się taką sprawą i wydał interpretację w zakresie skutków podatkowych błędów formalnych na fakturach VAT po zmianie nazwy spółki wobec likwidacji not księgowych.
Stan faktyczny
Sprawę zainicjowała Spółka, która zmieniła nazwę, dopełniając przy tym wszelkich wymaganych formalności. Jej obawy wiązały się z tym, że nie może ona wykluczyć, że w praktyce zdarzać się mogą sytuacje, w których Spółka będzie otrzymywać od kontrahentów faktury zakupowe ze starymi danymi jak również z innymi błędnymi danymi – błędami formalnymi, takimi jak np. błędny adres Spółki, nieprawidłowa forma prawna (które przed 1 lutego 2026 r. mogły być korygowane notami korygującymi przez samą Spółkę, analogicznie jak nieaktualna nazwa firmy), pomimo że pozostałe dane wartościowe na fakturze będą merytorycznie prawidłowe.
Pytający podatnik zaznaczył, że zawsze gdy otrzyma fakturę zakupową zawierającą takie błędy o charakterze formalnym w nazwie czy danych teleadresowych, będzie podejmował działania mające na celu uzyskanie od kontrahenta faktury korygującej z poprawnymi danymi Spółki. Jednakże ze względu na skalę prowadzonej działalności, liczbę transakcji oraz praktyczne ograniczenia organizacyjne i systemowe po stronie kontrahentów, nie można wykluczyć sytuacji, w których uzyskanie faktury korygującej będzie utrudnione, opóźnione albo w praktyce niemożliwe.
Skorygowanie tych danych leży bowiem w gestii kontrahentów a Spółka nie będzie miała na nie wpływu.
Jednocześnie w każdym przypadku takich sytuacji:
- transakcja będzie rzeczywiście dokonana (rzeczywista dostawa towarów, czy świadczenie usług),
- Spółka będzie faktycznym nabywcą towarów lub usług dokumentowanych fakturą wystawioną na jej rzecz,
- wydatek będzie poniesiony przez Spółkę w sposób definitywny i w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą (nie będzie jej w żaden sposób zwrócony), wydatek będzie służył uzyskaniu, zachowaniu lub zabezpieczeniu przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów Spółki,
- numer NIP Spółki wskazany na fakturze będzie prawidłowy i pozwalający na jednoznaczną identyfikację Spółki jako podatnika VAT – jako nabywcę towarów czy usług.
Wątpliwości podatnika
Podatnik zapytał zatem, czy będzie mu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych na jego rzecz przez kontrahentów, w przypadku, gdy na fakturach tych będą znajdowały nieprawidłowe dane dotyczące nazwy Spółki lub np. jej adresu (tj. drobne błędy formalne umożliwiające jednak prawidłową identyfikację Spółki jako odbiorcy faktury zakupowej)?
Stanowisko organu
DKIS przypomniał, iż zgodnie z podstawową zasadą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy: Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.
Jak wynika z powołanych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).
Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.
Ponadto, ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym:
Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku, gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.
Oznacza to, że podatnik nie może skorzystać z prawa do odliczenia w odniesieniu do podatku, który jest należny wyłącznie z tego względu, że został wykazany na fakturze w sytuacji, gdy transakcja nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.
W myśl art. 88 ust. 4 ustawy, przypomina DKIS -obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.
Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.
Na zakres prawa do odliczenia w sposób bezpośredni wpływa również pojmowanie statusu danego podmiotu jako podatnika podatku od towarów i usług, wykonującego czynności opodatkowane. Tylko podatnik, w rozumieniu art. 15 ustawy, ma prawo do odliczenia podatku naliczonego. Co do zasady status podatnika związany jest z prowadzeniem przez dany podmiot działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy.
Organ ponadto wyjaśnił, że uregulowania dotyczące szczegółowych zasad wystawiania faktur oraz danych, które powinny zawierać zawarte są w art. 106a-106e ustawy.
W świetle art. 2 pkt 31 ustawy: Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
W myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy: Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
Jak stanowi art. 106e ust. 1 ustawy:
Faktura powinna zawierać:
1) datę wystawienia;
2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4) 51) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a oraz pkt 25;
5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi (…).
DKIS podkreślił, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział.
Faktury są dokumentem o charakterze sformalizowanym. Zatem, co do zasady, faktury muszą być wystawione zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze. Oznacza to, że nie można uznać za prawidłową fakturę, gdy sprzecznie z jej treścią wskazuje ona zdarzenie gospodarcze, które w ogóle nie zaistniało. Faktura potwierdza zaistniałe zdarzenia gospodarcze, a jej elementy formalne wymagane przez art. 106e ust. 1 ustawy mają wyłącznie znaczenie dowodowe. Jedynie braki merytoryczne faktury mogą wywołać skutek materialny w postaci zmian w przedmiocie lub podstawie opodatkowania, a także doprowadzić do niewłaściwego określenia wysokości podatku.
Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe. Zatem jeżeli w fakturach dokumentujących transakcje występują tzw. wadliwości mniejszej wagi, należy uznać, że nie ma podstawy do kwestionowania faktur, w tym prawa do odliczenia podatku naliczonego, wyłącznie z powodu braków mających charakter tzw. wadliwości mniejszej wagi. Są to tego rodzaju wadliwości, które, co prawda, powodują, że faktura nie odpowiada wymogom określonym w przepisach, jednakże same w sobie nie wpływają na przedmiot i podstawę opodatkowania.
DKIS zauważa, że chociaż faktura powinna zawierać dane dotyczące nabywcy wymienione w art. 106e ustawy, to jednak niewskazanie niektórych z tych informacji nie wyklucza możliwość jego identyfikacji na podstawie pozostałych danych zawartych na fakturze.
Zdaniem DKIS zatem, wskazanie przez kontrahenta pytającego Podatnka nieaktualnej nazwy (tj. X S.A. zamiast X1 S.A.) formy prawnej lub adresu, przy jednoczesnym prawidłowym wskazaniu numeru NIP Spółki oraz innych danych identyfikacyjnych – jest/będzie wadą techniczną, niewyłączającą możliwości zweryfikowania dokonania zdarzenia gospodarczego i prawidłowego określenia nabywcy towaru, a jednocześnie pozostającą bez znaczenia dla wysokości zobowiązania podatkowego.
Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony, jednakże nie wymienia opisanej we wniosku nieprawidłowości (nieaktualna nazwa nabywcy, forma prawna lub adres) jako przesłanki negatywnej powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze). Zatem wskazanie na fakturze nieaktualnej nazwy spółki, formy prawnej lub adresu, przy jednoczesnym podaniu innych prawidłowych danych na fakturze (np. prawidłowy NIP, nr REGON), nie przesądza o braku prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury.
Mając zatem na uwadze przedstawione okoliczności sprawy i powołane regulacje prawne Organ podsumowuje, że skoro nabywane przez Podatnika od dostawców towary wykorzystywane są na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej towary i usługi nabywane od Sprzedawców służą podatnikowi wyłącznie do dokonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, to – przy założeniu, że nie wystąpią okoliczności wymienione w art. 88 ustawy – przysługuje mu prawo do odliczenia kwoty podatku VAT naliczonego z faktur wystawionych przez dostawców dokumentujących nabycie towarów i usług (pomimo, że na fakturach znajdzie się nieprawidłowa nazwa Spółki, forma prawna lub adres Spółki, tj. drobne błędy formalne umożliwiające jednak prawidłową identyfikację Spółki jako odbiorcy faktury zakupowej).
Interpretacja z dnia 30 kwietnia 2026 r. sygn. 0111-KDIB3-1.4012.160.2026.4.ICZ
© Grafika jest własnością Kancelarii
Jeżeli ten problem Państwa dotyczy, zachęcamy do kontaktu z Kancelarią. Przesyłając wypełniony formularz akceptują Państwo naszą Politykę Prywatności.
