Opublikowano aktualizację podręcznika Resortu Finansów dotyczącego wystawiania faktur w Krajowym Systemie eFaktur (KSeF). Jedną z poprawek są wyjaśnienia dotyczące wystawiania faktur i rachunków przez podatników, zwłaszcza w kontekście zwolnienia z VAT. Zdaniem Ministerstwa, brak jest możliwości wystawienia rachunku przez podatnika korzystającego ze zwolnienia.
Fiskus zajął stanowisko, iż faktura VAT i rachunek są różnymi dokumentami, o czym świadczy choćby fakt ich uregulowania w różnych aktach prawnych. Na gruncie ustawy do wystawienia faktury zobowiązuje podatnika art. 106b ustawy , który znajduje się w Dziale XI. Dokumentacja – Rozdział 1. Faktury. Przepisy dotyczące rachunku określa natomiast art. 87 ustawy Ordynacja Podatkowa. Zbieg obowiązków przedsiębiorcy do wystawienia faktury i rachunku będzie mieć zawsze charakter pozorny. Zawsze bowiem na gruncie podatku VAT pierwszeństwo ma obowiązek wystawienia faktury.
Dokumentowanie wskazanych w tych przepisach czynności stanowi generalnie konsekwencję innych przepisów ustawy, które wskazują jakie czynności podlegają opodatkowaniu (art. 5 ustawy). Natomiast zasady dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu regulują przepisy art. 106a-106q ustawy. Podmiotami zobowiązanymi do fakturowania są podatnicy, którzy wykonują działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy (art. 15 ustawy).
Mając powyższe na uwadze, Resort stwierdza, że do wystawienia faktury zobowiązani są, co do zasady, wszyscy podatnicy podatku od towarów i usług, zarówno podatnicy czynni, jak i zwolnieni, wykonujący działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy. Faktury są dokumentami potwierdzającymi wykonywanie czynności podlegających opodatkowaniu.
W ustawie przewidziano pewne wyjątki, gdy podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury. Dotyczy to dokumentowania sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9, art. 113a ust. 1 ustawy lub wydanych do ustawy przepisów wykonawczych. W takim przypadku tzw. podatnik zwolniony nie musi wystawić faktury, chyba że nabywca tego zażąda. Wystawienie faktury na żądanie nabywcy jest wymagane, jeśli żądanie to zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę. Z drugiej strony, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po terminie, wtedy podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury. W takim przypadku, na podstawie ustawy, nie ma obowiązku udokumentowania takiej transakcji. Jeśli jednak podatnik wystawi dokument, to dokumentem tym powinna być faktura, gdyż stanowi udokumentowanie czynności podlegającej opodatkowaniu VAT zgodnie ze wskazaną już wyżej argumentacją.
Tożsamy sposób postępowania będzie stosował podatnik zwolniony, który z własnej woli dla innych celów będzie dokumentował daną czynność zwolnioną.
Wtedy zawsze tym dokumentem będzie faktura, ponieważ rachunek nie stanowi ekwiwalentu faktury, a jego wystawienie nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury – argumentuje Ministerstwo Finansów.
Podatnicy podatku VAT, także zwolnieni, podlegają pod zasady ustawy, więc skoro ustawa określa sposób dokumentowania czynności fakturą, to podatnik zwolniony wystawia w takim przypadku ten dokument, który odpowiednio od 1 lutego/1 kwietnia 2026 r. zasadniczo podlega wystawieniu przy użyciu KSeF.
Dotyczy to także tzw. faktur uproszczonych, które od 1 lutego 2026 r. można wystawić w KSeF. Temu celowi służy nowelizacja rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, gdzie wprowadzono obowiązek podawania NIP przez wystawcę faktury uproszczonej w przypadku gdy podlega ona wystawieniu w KSeF.
Z obowiązku wystawienia faktury na żądanie nabywcy zostały wyłączone:
I. czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy (np. usługi najmu, dostawa energii elektrycznej) i w art. 106a pkt 3 i 4 ustawy (np. sprzedaż w ramach SOTI rozliczanej w procedurze VAT IOSS). W przypadku świadczenia usług ciągłych tj. dostawa energii elektrycznej, termin wystawienia faktury został określony w art. 106i ust. 3 pkt 4 ustawy, tj. fakturę wystawia się nie później niż z upływem terminu płatności.
Natomiast art. 106a pkt 3 i 4 dotyczy rozliczania w procedurach szczególnych.
II. otrzymanie zaliczki w przypadku, gdy zapłata dotyczy czynności, o których mowa
w art. 19a ust. 1b ustawy (dostaw towarów, o których mowa w art. 7a ust. 1 i 2, dokonywanych na rzecz podatnika ułatwiającego dostawy towarów oraz przez tego podatnika, obowiązek podatkowy powstaje w momencie zaakceptowania płatności w rozumieniu art. 41a rozporządzenia 282/20117 ) i art. 19 ust. 5 pkt 4 oraz art. 106a pkt 3 i 4, lub w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.
Regulacje te oznaczają, że w sytuacji wystosowania przez nabywcę żądania, podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury. Dokumentem tym również nie powinien być rachunek. Rachunek wystawiany jest bowiem, co do zasady, do czynności nieobjętych VAT.
W zakresie wskazania przesłanek wystawienia rachunku na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa, rachunki mogą być wystawione:
- w przypadku konieczności udokumentowania czynności nie podlegających
opodatkowaniu VAT, m.in. wskazanych w art. 6 ustawy, - czynności wykonywanych przez podmioty nie działające w charakterze podatnika,
- przez rolników ryczałtowych zwolnionych z obowiązku wystawiania faktur na podstawie art. 117 ustawy o VAT.
LINK do aktualnej wersji podręcznika KSeF.
© Grafika jest własnością Kancelarii
Jeżeli ten problem Państwa dotyczy, zachęcamy do kontaktu z Kancelarią. Przesyłając wypełniony formularz akceptują Państwo naszą Politykę Prywatności.
