Opublikowano szczegółowe broszury informacyjne dotyczące startującego w przyszłym roku obowiązkowego fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur. Podręcznik KSeF 2.0. został podzielony na cztery części: I rozpoczęcie korzystania z KSeF, II wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF, III dodatkowe funkcjonalności oraz IV KSeF w JST i GV oraz pozostałe modele uprawnień.
W ramach:
I części – omówione zostały podstawowe informacje na temat systemu, kluczowe daty
związane z wdrożeniem KSeF, kroki jakie należy podjąć w celu skutecznego wdrożenia
KSeF w firmie, metody uwierzytelnienia w systemie oraz szczegółowe wyjaśnienia
dotyczące istniejącego w KSeF modelu uprawnień;
II części – zaprezentowane zostały kluczowe funkcjonalności KSeF dotyczące procesu
wystawiania, otrzymywania e-Faktur oraz dostępu do nich, kroki jakie należy podjąć,
aby fakturze został nadany numer KSeF, zalecenia dotyczące prawidłowego wypełniania struktury FA(3) oraz aspekty techniczne związane z wysyłką faktur do
KSeF 2.0;
III części – omówione zostały dodatkowe funkcjonalności systemu tj. wystawianie i
przesyłanie do KSeF faktur z załącznikiem, przesyłanie do KSeF faktur w trybie
OFFLINE, zasady wystawiania faktur VAT RR w systemie, procedura
samofakturowania, generowanie zbiorczego identyfikatora oraz zgłaszanie faktur
scamowych;
IV części – przedstawione zostały zagadnienia związane wystawianiem i
otrzymywaniem faktur w JST i GV, wystawianiem faktur w ramach egzekucji oraz
faktur w zamówieniach publicznych.
Ministerstwo przypomina, że KSeF to platforma służąca w szczególności do wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Już od 1 lutego 2026 r. wystawianie faktur w tym systemie stanie się obowiązkowe dla podatników, którzy w 2024 r. osiągnęli wartość sprzedaży powyżej 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten obejmie pozostałych podatników. Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą również zobowiązani do odbierania faktur przy użyciu KSeF.
Wdrożenie obowiązkowego KSeF w Polsce stanowi istotny krok w rozwoju cyfryzacji. Znacząco zmienia bowiem rozumienie pojęcia „wystawienie faktury”. Dotychczas faktura
utożsamiana była zwykle z dokumentem fizycznym (papierowym) lub plikiem pdf wysyłanym kontrahentowi za pośrednictwem skrzynki elektronicznej. Wraz z wejściem obowiązkowego KSeF, fakturą będzie określony zestaw danych cyfrowych. W KSeF stosowany jest jednolity, ustrukturyzowany wzór faktury. Każda pozycja faktury ma w nim swoje określone miejsce, dzięki czemu rozumienie jej zapisów po stronie sprzedawcy jak i nabywcy zawsze będzie spójne. Plik XML przesłany do KSeF przez sprzedawcę, po jego przetworzeniu w systemie i nadaniu numeru KSeF stanie się pełnoprawną fakturą, którą w systemie otrzyma nabywca. Dokumentów nie trzeba będzie drukować ani ręcznie wprowadzać do systemów. Zredukowana zostanie tym samym liczba pomyłek, która miała miejsce podczas wpisywania danych do
programów finansowo-księgowych. Brak konieczności przenoszenia danych z faktur do systemów to także realna oszczędność czasu w wypełnianiu obowiązków związanych z prowadzeniem ewidencji podatkowych.
Proces wdrożenia KSeF w firmie ma charakter wieloetapowy i należy podejść do niego z kilku stron. Istotne będzie tu zarówno zdobycie wiedzy merytorycznej, aby mieć świadomość nadchodzących zmian prawnych, jak również przygotowanie się od strony technicznej, związanej z korzystaniem z odpowiedniego oprogramowania finansowo-księgowego. Wszystko to wpłynie na funkcjonujące obecnie wewnętrzne procesy biznesowe związane z wystawianiem i otrzymywaniem faktur, jak również procesy zewnętrzne odnoszące się w szczególności do współpracy z kontrahentami. Zaplanowanie z odpowiednim wyprzedzeniem działań związanych z wdrożeniem obligatoryjnego KSeF pozwoli przedsiębiorcom przygotować się do tego procesu kompleksowo i sprawnie wejść w realizację nowego obowiązku.
Resort wyjaśnia podstawowe definicje
Fakturą, zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy jest dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Zakres obowiązkowych elementów faktury określa w szczególności art. 106e ustawy oraz rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur.
Faktura ustrukturyzowana:
- od 1 lutego 2026 r. będzie wystawiana przy użyciu struktury logicznej FA(3),
- jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF,
- przyjmuje format pliku XML,
- posiada przydzielony numer KSeF.
Pojęcia faktury elektronicznej i faktury ustrukturyzowanej nie stanowią synonimów. Faktura elektroniczna, w przeciwieństwie do faktury ustrukturyzowanej:
- nie musi być wystawiana przy użyciu struktury FA,
- nie jest przesyłana do KSeF ani otrzymywana przy użyciu KSeF,
- może być dowolnym plikiem np. pdf przesyłanym w wiadomości e-mail do kontrahenta.
W KSeF wystawiane są wyłącznie faktury ustrukturyzowane (przyjmujące postać plików XML).
W trzeciej części Ministerstwo Finansów omawia takie zagadnienia jak:
- Faktury z załącznikiem
- Samofakturowanie w KSeF
- Tryb ofline
- Awaria KSeF
- Identyfikator zbiorczy
- Zgłoszenie nadużycia.
Ostatnia część podręcznika poświęcona jest KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego (JST) oraz Grupie VAT. Resort wyjaśnia ponadto poszczególne modele uprawień.
LINK do podręczników: https://ksef.podatki.gov.pl//pliki-do-pobrania-ksef-20/
Jeżeli ten problem Państwa dotyczy, zachęcamy do kontaktu z Kancelarią. Przesyłając wypełniony formularz akceptują Państwo naszą Politykę Prywatności.
