Coraz więcej wiemy o planowanych zmianach w obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Ministerstwo Finansów (MF) zaprezentowało główne ich założenia. Są one wynikiem spotkań konsultacyjnych z podatnikami. Resort finansów zaproponował pierwotnie m.in. wprowadzenie tego obowiązku dla wszystkich podatników w jednym terminie, jednakże, z ostatnich zapowiedzi wynika, iż termin ten będzie zróżnicowany: 1 lutego 2026r. dla firm o obrotach powyżej 200 mln zł oraz 1 kwietnia 2026r. dla pozostałych podatników. Ponadto, uznano za zasadne odroczenie niektórych rozwiązań, takich jak wymóg podania numeru KSeF podczas płatności czy nakładanie kar za nieprzestrzeganie obowiązków związanych z e-fakturowaniem. W przepisach o podatkach dochodowych planuje się też dodanie warunku, by kosztem mógł być tylko wydatek dokumentowany fakturą, która spełnia wymogi KSeF. Równolegle z konsultacjami rozwiązań prawnych resort finansów przedstawił projekt zmienionej specyfikacji oprogramowania interfejsowego.
Przedstawiony projekt zakłada ponadto, że w okresie przejściowym wszyscy podatnicy będą mogli korzystać z tzw. trybu offline. W takim trybie konieczne będzie jednak opatrzenie faktur kodem QR i wprowadzanie ich do KSeF następnego dnia roboczego.
Projekt zakłada propozycję dopuszczenia możliwości wystawiania faktur konsumenckich w KSeF (opcjonalnie). Zapewnienie konsumentowi dostępu do faktury w KSeF planowane jest przez jej wydanie z kodem QR – tzw. Dostęp anonimowy do faktury w KSeF.
Podstawą będzie „samoidentyfikacja” nabywcy dla potrzeb wystawienia przez dostawcę faktury w KSeF. Podatnicy zwolnieni z VAT będą zobowiązani podawać na fakturach numer VAT (gdy są zarejestrowani dla potrzeb VAT) lub NIP (pozostali), jeśli dokonują zakupów na potrzeby działalności gospodarczej. Podatnicy rozliczający PIT na zasadach ogólnych lub „liniówką” będą – dla celów rozliczeń w podatku dochodowym – mieli wymóg posiadania faktury w KSeF. Ministerstwo planuje tym sposobem zapewnić rozłożenie ciężaru odpowiedzialności za pominięcie KSeF na obydwie strony transakcji – podatników oraz usunięcie problemu wystawcy w ustaleniu, czy ma obowiązek wystawić w KSeF fakturę dla podatnika zwolnionego z VAT.
W odniesieniu do faktur za media, telekomunikację i inne „zbiorcze” proponuje się dodanie do KSeF ustrukturyzowanego załącznika.
W projekcie brakuje jednak odniesienia się do postulatów samorządowych. Jednym z nich jest sytuacja dużych samorządów, które będą miały ogromną trudność w zorganizowaniu prawidłowego obiegu faktur, jeśli resort nadal będzie odrzucać wniosek o wprowadzenie pola „Podmiot3” jako obowiązkowego dla wystawcy e-faktury. Czy wówczas jednostki organizacyjne jst (np. zakłady budżetowe) będą mogły ująć w sprawozdaniu e-fakturę bez własnych danych (zawierającą tylko dane jst)? Tematyka wdrażania KSeF w samorządach ma być omówiona na najbliższym posiedzeniu Zespołu ds. Systemu Finansów Publicznych działającego w ramach Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego. Może wtedy zostaną wypracowane satysfakcjonujące jst rozwiązania.
LINK do projektu
Równolegle z konsultacjami rozwiązań prawnych resort finansów przedstawił projekt zmienionej specyfikacji oprogramowania interfejsowego. Uwzględnia on nowe funkcjonalności, m.in. wystawianie faktur offline lub w trybach awaryjnych oraz obsługę struktury PEF.
LINK do projektu
Ponadto, poinformowano, że w Ministerstwie Finansów będzie powołany specjalny zespół specjalistów do spraw architektury IT KSeF. Wynika to z ustaleń audytu zleconego przez Resort Finansów. W roku 2025 Ministerstwo planuje intensywne cykle szkoleń i konsultacji dla przedsiębiorców, w tym z działania aplikacji KSeF, oraz specjalną infolinię dot. KSeF.
Audyt KSeF wykazał, iż konieczne są działania w 3ch obszarach:
- organizacja projektu, (wytworzenie oprogramowania -zmiana architektury, zmiana z monolitycznego systemu na modułowy, testowanie na każdym etapie i poprawki),
- wdrożenie,
- utrzymanie i rozwój (analiza i optymalizacja zapytań).
Dla przedsiębiorców, którzy już technicznie przygotowali się do wdrożenia KSeF oznacza to, iż konieczne może być zmodyfikowanie dotychczas wykonanych rozwiązań. Ministerstwo zapewniło, że będzie starać się brać pod uwagę już wykonane przez przedsiębiorców prace i uwzględniać poniesione przez firmy koszty w konsultacjach.
Ministerstwo zapewniło też, że zamierza dostosować zasady KSeF do systemu ViDA (unijnego systemu fakturowania elektronicznego) – do 2035r.
W razie wątpliwości, prosimy o kontakt – chętnie przeanalizujemy Państwa sprawę!
© Grafika jest własnością Kancelarii
Jeżeli ten problem Państwa dotyczy, zachęcamy do kontaktu z Kancelarią. Przesyłając wypełniony formularz akceptują Państwo naszą Politykę Prywatności.