1 października 2021r. Sejm uchwalił ustawę o zmianie ustawy od towarów i usług (ustawy o VAT), która wprowadza możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych jako kolejnej formy dokumentowania sprzedaży. W pierwszej fazie wdrażania tego rodzaju e-faktury, polscy przedsiębiorcy będą z niej korzystać dobrowolnie. Będzie ona działała obok faktur papierowych i obecnie już występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Jednakże, Ministerstwo Finansów poinformowało też, że od 2023 r. korzystanie z e-faktury ma stać się obligatoryjne.
Nowa faktura
Faktura ustrukturyzowana, w nowelizacji ustawy o VAT, została zdefiniowana jako faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. W odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych, występujących jako rodzaj faktur elektronicznych, będzie istniała możliwość ich wystawiania i otrzymywania za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, KSeF.
KSeF
KSeF jest systemem teleinformatycznym służącym do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, jak również do ich przechowywania, oznaczania numerem identyfikującym przydzielonym przez ten system, weryfikowania zgodności z określonym i udostępnionym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych wzorem takiej faktury. Dodatkowo system będzie służył do analizy i kontroli danych z faktur ustrukturyzowanych oraz wysyłał komunikaty dotyczące wystawienia, odrzucenia albo braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Dzięki skorzystaniu z wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF podatnicy zostaną zwolnieni z obowiązku ich przechowywania i archiwizacji. W KSeF to administracja podatkowa zapewnić ma przechowywanie wystawionych za jego pośrednictwem faktur.
Korekty obrotu – wyjątek dla e-faktury
W nowelizacji, do przewidzianego w art. 29a ust. 15 ustawy o VAT katalogu przypadków, kiedy wskazanego w tym przepisie warunku posiadania określonej dokumentacji korekt obrotu nie stosuje się, dodano przypadek, gdy podatnik wystawia faktury korygujące przy zastosowaniu KSeF. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, spełnienie tego warunku (tj. posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie oraz spełnienie warunków do obniżenia podstawy opodatkowania) byłoby obowiązkiem nadmiarowym, gdyż system KSeF będzie wyposażony w funkcjonalność, która umożliwi otrzymanie automatycznej informacji o odebraniu faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej przez podatnika. Podatnik będzie mógł pomniejszyć podstawę opodatkowania oraz kwotę należnego VAT już w okresie rozliczeniowym, w którym wystawił fakturę korygującą w postaci ustrukturyzowanej.
Ustawa przewiduje też odejście od zasad korygowania podatku naliczonego, wprowadzonych niedawną nowelizacją tzw. slim vat. Wyjątkowe rozwiązanie wprowadzane dla faktur korygujących in minus otrzymywanych w systemie KSeF od strony podatku naliczonego opiera się na pewności rozliczeń dokonywanych za pośrednictwem tego systemu. Stosowanie tego rozwiązania zapewnia zaistnienie tożsamego momentu korekty podatku należnego u sprzedawcy oraz podatku naliczonego u nabywcy. Biorąc pod uwagę cel oraz istotę rozwiązania opartego na bezpieczeństwie rozliczeń jakie proponuje system KSeF (ten sam moment wystawienia i odbioru faktury), ustawodawca zdecydował się w tym przypadku na powrót do obowiązku korekty z chwilą otrzymania faktury korygującej wystawionej w KSeF.
W konsekwencji, znowelizowany art. 86 ust. 19d ustawy o VAT wprowadza zasadę, zgodnie z którą nabywca towarów lub usług, który otrzymuje fakturę korygującą zmniejszającą podstawę opodatkowania w postaci faktury ustrukturyzowanej, ma obowiązek dokonania pomniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał tę fakturę korygującą.
Zatem, rozwiązanie zapewni całkowitą symetryczność rozwiązań w zakresie rozliczania korekt zmniejszających podstawę opodatkowania po stronie podatku należnego oraz naliczonego.
Szybsze zwroty
Ponadto dla podatników wystawiających w całym okresie rozliczeniowym wyłącznie faktury ustrukturyzowane oraz spełniających warunki m.in. w zakresie zarejestrowania jako podatnik VAT czynny oraz składania deklaracji za każdy okres rozliczeniowy, ustawa wprowadza preferencję w postaci skróconego z 60 dni do 40 dni terminu zwrotu podatku VAT.
Jednolity format
Jak argumentuje Ministerstwo Finansów, nowela ma za zadnie upowszechnić jednolity format faktury elektronicznej, w postaci faktury ustrukturyzowanej, co pozwoli na dalszą elektronizację i automatyzację procesów fakturowania i księgowania transakcji handlowych dokonywanych między podatnikami.
Wprowadzane ustawą rozwiązanie ma charakter fakultatywny. Stosowanie faktur ustrukturyzowanych będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury, np. poprzez zaakceptowanie stosownego komunikatu w aplikacji e-Mikrofirma lub samego poboru faktur z systemu przez API (zbiór reguł ściśle opisujących, w jaki sposób programy lub podprogramy komunikują się ze sobą). Do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur, określone w art. 106l ustawy o VAT, ponieważ nie będzie istniała możliwość zagubienia lub zniszczenia faktury wystawionej za pośrednictwem KSeF.
System będzie oparty na modelu poświadczeń, tzn. wymagana będzie autoryzacja danej osoby w systemie. Faktury będą przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłane do systemu poprzez API. W tym celu konieczne będzie uwierzytelnienie się podatnika w systemie. Po uwierzytelnieniu podatnik będzie mógł przeglądać wystawione i otrzymane faktury ustrukturyzowane, a także będzie mógł przesłać w formacie xml lub przekonwertować do PDF dowolną fakturę lub paczkę faktur. Poza podatnikiem faktury ustrukturyzowane będzie mógł wystawić lub będzie mógł mieć do nich dostęp podmiot uprawniony do dostępu do KSeF. Wprowadza się też możliwość uprawnienia do wystawienia faktur ustrukturyzowanych w imieniu podatnika lub do dostępu do takich faktur np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby.
Wszystkie faktury, w tym również faktury korygujące, będą mogły być sporządzone w systemie księgowo-finansowym podatnika oraz przesłane do KSeF za pomocą API. Po przesłaniu faktury, KSeF przydzieli numer identyfikujący tę fakturę w systemie z oznaczeniem daty i czasu. Numer identyfikujący fakturę ma charakter systemowy i nie należy go utożsamiać ze stanowiącym element faktury numerem, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. W dniu przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej przez system numeru identyfikującego tę fakturę, będzie ona uznawana za wystawioną i jednocześnie za otrzymaną. Faktura ustrukturyzowana będzie mogła być korygowana zarówno w drodze faktury korygującej według zasad dotychczas obowiązujących (w tym przypadku korekta podstawy opodatkowania i podatku należnego będzie odbywać się zgodnie z zasadami określonymi w art. 29a ust. 13 ustawy o VAT), jak i faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej, czyli wystawionej za pośrednictwem KSeF.
Faktury ustrukturyzowane będą sporządzane (przygotowywane) przez podatnika w lokalnych lub chmurowych systemach finansowo-księgowych według wzoru udostępnionego przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Mikroprzedsiębiorcy będą mieli też dostęp do funkcjonalności oferowanych przez Ministerstwo Finansów. Zmodyfikowana w tym celu zostanie aplikacja webowa e-Mikrofirma.
Każdy podatnik poprzez indywidualne konto w systemie e-faktur będzie mógł wystawić fakturę z wykorzystaniem wzoru zamieszczonego na elektronicznej platformie usług administracji publicznej.
Cele i założenia nowelizacji
Ministerstwo Finansów zakłada, że rozwiązanie przyczyni się nie tylko do wzmocnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku VAT, ale także uproszczenia samego procesu kontroli rozliczeń u przedsiębiorców z uwagi na możliwość zdalnego monitorowania przez organy podatkowe obrotu dokumentowanego fakturami. Zakłada się, że uchwalone rozwiązanie umożliwi także zwiększenie dochodów budżetu państwa w wyniku zakładanego zwiększenia poboru podatku VAT na każdym etapie obrotu towarami i usługami.
Ministerstwo wskazuje, że wprowadzane rozwiązanie ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego, a tym samym ograniczenie nieprawidłowości w rozliczaniu podatku VAT i przyczyni się do poprawy warunków prowadzenia działalności gospodarczej przez podatników poprzez łatwiejszy i szybszy dostęp do dokumentów. Wprowadzenie elektronicznego ustandaryzowanego wzoru faktury doprowadzi do zwiększenia bezpieczeństwa transakcji handlowych. Możliwość zautomatyzowania procesów księgowych znacząco wpłynie na zmniejszenie liczby błędów wywołanych czynnikiem ludzkim.
Ustawa jest obecnie procedowana przez Senat. Stan prac można śledzić pod linkiem: https://www.sejm.gov.pl/sejm9.nsf/PrzebiegProc.xsp?nr=1547
Jeżeli ten problem Państwa dotyczy, zachęcamy do kontaktu z Kancelarią. Przesyłając wypełniony formularz akceptują Państwo naszą Politykę Prywatności.
Photo by Oleg Magni on Pexels.com