Ministerstwo Finansów opublikowało odpowiedź na Interpelację poselską w sprawie objęcia obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) podmiotów nieposiadających numeru NIP. W związku z planowanym wprowadzeniem obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) Posłowie zapytali o podmioty, które prowadzą działalność o charakterze szczególnym – w szczególności gospodarstwa agroturystyczne oraz jednostki prowadzące działalność muzealną. Zgodnie z obowiązującymi obecnie regulacjami wiele z tych podmiotów nie posiada numeru NIP, nie są zarejestrowane jako podatnicy VAT, a swoją działalność prowadzą w formie działalności nierejestrowanej lub uproszczonej, posługując się jedynie numerem REGON. Rozliczenia z klientami prowadzą one na podstawie rachunków uproszczonych lub innych form dokumentowania sprzedaży, które dotychczas były akceptowane przez organy podatkowe.
Zaznaczono, że w świetle przepisów dotyczących KSeF pojawia się szereg wątpliwości:
- Czy podmioty, takie jak gospodarstwa agroturystyczne lub instytucje muzealne niebędące podatnikami VAT, które nie posiadają numeru NIP, będą zobowiązane do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur?
- Czy Ministerstwo Finansów przewiduje dla tego rodzaju podmiotów odrębne zasady dokumentowania sprzedaży po wejściu w życie obowiązkowego KSeF?
- W jaki sposób podmioty, które nie mają możliwości wystawiania faktur w systemie KSeF (ze względu na brak NIP lub dostęp do systemu teleinformatycznego), będą mogły dokumentować swoje przychody po wejściu w życie nowych przepisów?
- Czy planowane są działania informacyjne lub szkoleniowe dla takich podmiotów, które dotychczas nie korzystały z elektronicznych form fakturowania, a mogą być objęte nowymi obowiązkami?
Posłowie zwrócili uwagę, że niejednokrotnie są to podmioty o niewielkiej skali działalności, często funkcjonujące sezonowo lub w ramach działalności hobbystycznej, a wprowadzenie dla nich obowiązku obsługi systemu KSeF może być nadmiernym i nieproporcjonalnym obciążeniem administracyjnym.
W związku z powyższym poproszono Ministra o przedstawienie:
· jednoznacznego stanowiska w sprawie obowiązku korzystania z KSeF przez podmioty nieposiadające numeru NIP,
· planowanych rozwiązań legislacyjnych lub organizacyjnych, które pozwolą na prawidłowe funkcjonowanie takich podmiotów po wejściu w życie nowych przepisów,
· oraz wskazanie, czy ministerstwo planuje wyłączenie określonych kategorii działalności (np. agroturystyka, instytucje muzealne) spod obowiązku wystawiania faktur w KSeF.
Stanowisko Resortu:
Ad 1. i 3.
Ministerstwo podkreśliło, że zgodnie z ustawą o NIP, podatnik VAT czynny musi posługiwać się numerem NIP, natomiast w przypadku podatników będących osobami fizycznymi niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług lub nieprowadzących działalności gospodarczej, w tym prowadzących działalność gospodarczą nierejestrową, czy najem prywatny mają obowiązek posługiwania się nr PESEL. Wyjątek stanowi przypadek osoby fizycznej wykonującej działalność, o której mowa w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (działalność nierejestrową) i jest zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług lub prowadzi ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. W tych przypadkach identyfikatorem podatkowym jest NIP.
Co do zasady najem prywatny, działalność nierejestrową jak również działalność np. niektórych instytucji muzealnych, mogą prowadzić podmioty zwolnione z VAT, które nie mają obowiązku rejestrowania się do VAT (poza wskazanymi wyżej przypadkami).
Objęcie obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF powoduje jednak, że podmioty nie mające obowiązku rejestracji w VAT ze względu na prowadzoną działalność mogą być zobowiązane do wystawienia faktury w KSeF. W takich przypadkach podmioty te jeśli nie posługują się identyfikatorem podatkowym NIP , będą zobowiązane do wystąpienia o ten numer do organu podatkowego.
W obecnym stanie prawnym, jak również po wdrożeniu KSeF (po 1 lutego 2026 r.) osoby fizyczne prowadzące działalność nierejestrową, które będą zobligowane do wystawienia faktury, będą mogły uzyskać NIP pod warunkiem, że wraz z wnioskiem o nadanie NIP dokonają zgłoszenia VAT-R, tj. podatnik nierejestrowy po złożeniu VAT-R wraz z NIP-7 otrzyma NIP.
Należy dodatkowo zaznaczyć, że obowiązek wystąpienia o NIP u tych podmiotów wystąpi zasadniczo dopiero 1 stycznia 2027 r., ponieważ podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł. Zgodnie bowiem z art. 145m ust. 1 ustawy[1] w okresie od dnia 1 kwietnia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł. Przepis ten jest dedykowany co do zasady najmniejszym przedsiębiorcom, którzy wystawiają faktury dokumentujące sprzedaż o niewielkiej wartości.
Zakładamy, że ww. podmioty wykonujące działalność nierejestrową, w tym najem prywatny, którzy nie posługują się identyfikatorem NIP będą mieścić się w tej grupie.
Podsumowując, posiadanie NIP jest niezbędne do wystawiania faktur w KSeF. Dotyczy to również podatników, którzy wykonują np. działalność nierejestrową lub najem prywatny i w związku z żądaniem wystawienia faktury na rzecz innego podatnika będą zobowiązani do wystawienia tej faktury w KSeF.
Ad 2.
Odnosząc się do zagadnienia dotyczącego objęcia odrębnymi zasadami dokumentowania sprzedaży należy wskazać na kilka grup wyłączonych z KSeF. Pierwsza grupa wyłączeń z obowiązku wystawiania faktur w KSeF wynika ze statusu stron transakcji.
Wyłączeniem objęte będzie wystawianie faktur:
· przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski,
· przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,
· na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.
Drugą grupę stanowią wyłączenia dotyczące konkretnych rodzajów transakcji.
Są to przypadki wystawiania faktur przez podatników korzystających z następujących procedur szczególnych tj.: procedura OSS nieunijna, procedura importu IOSS, procedura świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób.
Trzecią grupę wyłączeń z KSeF stanowią czynności wymienione w rozporządzeniu wykonawczym[2]. Regulacje te przewidują, że wyłączeniem zostaną objęte faktury:
· paragony fiskalne uznane za faktury za przejazd autostradami płatnymi;
· bilety jednorazowe za przewóz osób na dowolną odległość;
· dokumentujące świadczenie usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które są pobierane opłaty trasowe;
· dokumenty potwierdzające świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy;
· faktury wystawiane w ramach samofakturowania zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy, jeżeli podmiot nabywający towary lub usługi od podatnika nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą numeru identyfikacji podatkowej (NIP);
· faktury wystawiane w ramach samofakturowania zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy, jeżeli podmiot, który zobowiązał podatnika do wystawiania faktur w jego imieniu i na jego rzecz nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą numeru identyfikacji podatkowej (NIP).
Wszystkie kluczowe zagadnienia oraz przydatne materiały dotyczące KSeF znajdują się na stronie internetowej https://ksef.podatki.gov.pl/ w zakładce poświęconej obligatoryjnemu KSeF 2.0 (https://ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres- obligatoryjny/).
Na stronie zamieszczono w szczególności:
· informacje ogólne na temat KSeF 2.0 (w tym m.in. dot. podstaw prawnych, kluczowych terminów, zakresu obowiązkowego KSeF, trybów wystawiania faktur online i offline, certyfikatów KSeF czy numeru KSeF),
· materiały przeznaczone dla Integratorów programów finansowo- księgowych (tj. dokumentacja techniczna API KSeF 2.0),
· informacje na temat struktury logicznej FA(3), czyli stosowanego od 1 lutego 2026 r. wzoru faktury ustrukturyzowanej,
· pliki do pobrania (w tym m.in. przydatne grafiki oraz broszura informacyjna dotycząca struktury logicznej FA(3), która jest dostępna w wersji polskiej jak i wersji angielskiej).
W najbliższym czasie planowana jest publikacja kolejnej części najczęściej pojawiających się pytań i odpowiedzi dotyczących obowiązkowego KSeF.
Przygotowano również Podręcznik KSeF 2.0, w którym przedstawiono kluczowe zagadnienia związane z obowiązkowym e-fakturowaniem. Podręcznik zawiera przydatne informacje dotyczące m.in. zasad wystawiania e-faktur, dostępu do faktur, metod uwierzytelnienia w systemie, modeli uprawnień, trybów wystawiania faktur oraz pozostałych funkcjonalności KSeF.
Planowane jest także opracowanie treści wizualnych dla przedsiębiorców, przedstawiających sposób obsługi systemu.
Dotychczas opublikowane materiały dotyczące KSeF są dostępne dla przedsiębiorców na stronie http://www.ksef.podatki.gov.pl
Ad 4.
Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom przedsiębiorców, Ministerstwo Finansów rozpoczęło szeroką kampanię informacyjną skierowaną do podatników objętych obligatoryjnym KSeF. Działania te są prowadzone zarówno w okresie poprzedzającym wdrożenie obowiązkowego KSeF, jak również będą kontynuowane w pierwszych miesiącach jego funkcjonowania.
W związku z powyższym w lipcu i sierpniu br. został przeprowadzony cykl spotkań informacyjnych pod hasłem „Letnie spotkania informacyjne o KSeF. Bądź na bieżąco”, na których administracja skarbowa przekazywała informacje o obowiązkach związanych z wdrożeniem KSeF.
We wrześniu resort finansów zainaugurował cykl szkoleń pn. „Środy z KSeF”, które we wszystkich województwach będą trwać do połowy grudnia. Ich uczestnicy dowiedzą się m.in. jak wystawiać i otrzymywać faktury w KSeF, nauczą się pobierać certyfikaty KSeF oraz poznają funkcjonalności bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów, w tym między innymi Aplikacji Podatnika KSeF i Aplikacji Mobilnej KSeF. Szczegółowe informacje na ten temat będą zamieszczane na stronach poszczególnych urzędów skarbowych, izb administracji skarbowej oraz na stronie ksef.podatki.gov.pl.
Przedstawiciele resortu finansów biorą czynny udział w konferencjach i spotkaniach organizowanych przez rynek, podczas których istotnym punktem jest wymiana doświadczeń oraz panele dyskusyjne – zarówno z przedsiębiorcami, organizacjami ich zrzeszającymi jak i integratorami.
Do instrumentów wsparcia podatników zaliczają się także udostępniane przez Ministerstwo Finansów bezpłatne narzędzia tj. Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF czy e-mikrofirma. Umożliwią one najmniejszym przedsiębiorcom na wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF, bez ponoszenia dodatkowych kosztów. Narzędzia te zostaną dostosowane do wymogów KSeF 2.0. Aktualnie trwają prace w tym zakresie.
Ponadto, na początku 2025 r. została uruchomiona infolinia KAS do spraw związanych z KSeF. Konsultanci infolinii oferują wsparcie telefoniczne w tematach merytorycznych oraz technicznych związanych z KSeF (https://www.podatki.gov.pl/skontaktuj-sie-z-nami/telefon-do-konsultanta/).
Możliwe jest również zadanie pytania poprzez formularz kontaktowy (https://ksef.podatki.gov.pl/formularz/) oraz poprzez kanał chat (https://ksef.podatki.gov.pl/kontakt-zadzwon-lub-napisz/usluga-czat/). Ministerstwo Finansów zachęca do korzystania z usług infolinii.
Planowane jest umożliwienie umówienia wizyty w urzędzie skarbowym zainteresowanym podatnikom, w celu uzyskania informacji na temat KSeF. Pracownicy urzędów skarbowych udzielą podatnikom niezbędnych informacji w tym obszarze oraz pomogą w nauce obsługi systemu.
Interpelacja nr 13519 sygn. PT7.054.13.2025
© Grafika jest własnością Kancelarii
Jeżeli ten problem Państwa dotyczy, zachęcamy do kontaktu z Kancelarią. Przesyłając wypełniony formularz akceptują Państwo naszą Politykę Prywatności.
