19 listopada 2024r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (DKIS) wydał ciekawą interpretację podatkową dotyczącą obowiązków płatnika związanych ze zwrotem kosztów dojazdu na posiedzenia Rady Nadzorczej oraz zakwaterowania i wyżywienia związanych z udziałem członków Rady w posiedzeniach tej Rady poza miejscowością swojego miejsca zamieszkania.
Czego dotyczyła wątpliwość?
Z pytaniem wystąpiła spółka akcyjna, wskazując, że na podstawie przepisów ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych, w Spółce powoływana jest Rada Nadzorcza, której funkcjonowanie oraz prawa i obowiązki jej członków uregulowane są w Statucie Spółki, Regulaminie Rady Nadzorczej, ustawie Kodeks spółek handlowych oraz w ustawie o radiofonii i telewizji.
Rada Nadzorcza sprawuje stały nadzór nad działalnością Spółki we wszystkich dziedzinach działalności Spółki, a członkowie Rady Nadzorczej obowiązani są w czasie swojej kadencji do uczestnictwa w stałym nadzorze nad działalnością Spółki. Członkowie Rady Nadzorczej wykonują kompetencje wskazane w k.s.h., w tym w szczególności dokonują oceny sprawozdań finansowych oraz sprawozdań Zarządu Spółki w zakresie ich zgodności z księgami, dokumentami, stanem faktycznym, oceny wniosków Zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty, a także składają Zwyczajnemu Walnemu Zgromadzeniu coroczne pisemne sprawozdania z wyników tej oceny. Członkowie Rady Nadzorczej pełnią swoje funkcje na podstawie powołania – ze Spółką nie łączy ich umowa o pracę.
W związku z powyższym, celem wykonywania swoich obowiązków i zadań, członkowie Rady Nadzorczej zobowiązani są w czasie swej kadencji do uczestnictwa w posiedzeniach Rady Nadzorczej, które zgodnie z postanowieniami Statutu Spółki oraz Regulaminu Rady Nadzorczej Spółki, odbywają się w miarę potrzeb, jednakże nie rzadziej niż raz na dwa miesiące. Posiedzenia Rady Nadzorczej odbywają się w siedzibie Spółki, znajdującej się poza miejscem zamieszkania niektórych członków Rady Nadzorczej. W konsekwencji, na posiedzenia Rady Nadzorczej niektórzy jej członkowie muszą się przemieszczać poza miejscowość swojego miejsca zamieszkania.
Zgodnie z art. 2221 § 2 k.s.h. członkom Rady Nadzorczej przysługuje zwrot kosztów związanych z udziałem w pracach rady. Członkom Rady Nadzorczej przysługuje także wynagrodzenie miesięczne w wysokości określonej w uchwale podjętej przez Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie Spółki. W celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania Rady Nadzorczej Spółka pokrywa koszty związane z podróżami na posiedzenia Rady Nadzorczej poprzez zwrot członkom Rady Nadzorczej poniesionych przez nich wydatków w oparciu o odpowiednie dokumenty potwierdzające, do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Spółka nie zalicza wydatków z tytułu zwrotu poniesionych wydatków przez członków Rady Nadzorczej do kosztów uzyskania przychodów na gruncie podatku CIT.
Spółka zwraca członkom Rady Nadzorczej, którzy muszą się przemieszczać do siedziby Spółki znajdującej się poza ich miejscem zamieszkania, koszty podróży, a w szczególności koszty dojazdu na posiedzenia Rady Nadzorczej. Członkowie ci mają nieograniczony obowiązek podatkowy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w świetle art. 3 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie zaliczają oni otrzymywanego świadczenia, w postaci zwrotu kosztów podróży na posiedzenia Rady Nadzorczej, do swoich kosztów uzyskania przychodu.
Spółka prosiła o potwierdzenie, że przychody członków Rady Nadzorczej z tytułu zwracanych przez Spółkę kosztów podróży, a w szczególności kosztów dojazdu na posiedzenia Rady Nadzorczej związanych z udziałem w pracach Rady Nadzorczej, podlegają zwolnieniu z podatku PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm., dalej ustawa PIT), a Spółka nie jest zobowiązana jako płatnik podatku PIT do pobrania z tego tytułu zaliczek na podatek PIT.
Stanowisko KIS
Dyrektor KIS przypomniał, że na podstawie art. 11 ust. 1 ustawy o PIT, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną, jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.
W myśl art. 11 ust. 2 cytowanej ustawy, wartość pieniężną świadczeń w naturze, z zastrzeżeniem ust. 2c oraz art. 12 ust. 2-2c, określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania.
Stosownie do art. 11 ust. 2a powołanej ustawy, wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się:
1) jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia – według cen stosowanych wobec innych odbiorców;
2) jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione – według cen zakupu;
3) jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku – według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku;
4) w pozostałych przypadkach – na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.
Art. 11 ust. 2b wskazanej ustawy stanowi, że, jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem podatnika jest różnica pomiędzy wartością tych świadczeń, ustaloną według zasad określonych w ust. 2 lub 2a, a odpłatnością ponoszoną przez podatnika.
Dla celów podatkowych nieodpłatne świadczenie obejmuje działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i gospodarcze w działalności osób, których skutkiem jest nieodpłatne, to jest niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku innej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.
Katalog źródeł przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych zawiera art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z art. 10 ust. 1 pkt 2 tej ustawy PIT wynika, że jednym ze źródeł przychodów jest działalność wykonywana osobiście.
Na mocy art. 13 pkt 7 ww. ustawy PIT, za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, uważa się przychody otrzymywane przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych.
W świetle powyższego, za przychody należy, zdaniem KIS, uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika. Tym samym, za przychód członka rady nadzorczej z tytułu pełnionej funkcji uznaje się każde świadczenie – nie tylko wynagrodzenie z tego tytułu – ale także inne świadczenia, w tym nieodpłatne otrzymywane w związku z pełnieniem obowiązków członka rady nadzorczej, niezależnie od sposobu powołania.
Przychody zaliczone do przychodów z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2 w związku z art. 13 pkt 7 ustawy PIT, podlegają co do zasady opodatkowaniu przy zastosowaniu skali podatkowej określonej w art. 27 ust. 1 przytoczonej ustawy. Jednocześnie niektóre z takich świadczeń korzystać mogą ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych na podstawie art. 21 tej ustawy.
Obowiązki płatnika
Według art. 41 ust. 1 omawianej ustawy, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.
Na gruncie art. 42 ust. 1 przywołanej ustawy, płatnicy, o których mowa w art. 41, przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek oraz kwoty zryczałtowanego podatku w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki (podatek) – na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby. Jednakże w przypadku gdy podatek został pobrany zgodnie z art. 30a ust. 2a, płatnicy, o których mowa w art. 41 ust. 10, przekazują kwotę tego podatku na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania.
Zgodnie zaś z art. 21 ust. 1 pkt 16 wskazanej ustawy, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:
a) podróży służbowej pracownika,
b) podróży osoby niebędącej pracownikiem
– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.
Rozporządzenie dot. podróży służbowych
Odrębnymi przepisami, o których mowa w ww. artykule są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2109).
W myśl natomiast § 2 przywołanego rozporządzenia, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1) diety;
2) zwrot kosztów:
a) przejazdów,
b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
c) noclegów,
d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Stosownie do art. 21 ust. 13 ustawy o PIT, przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:
1) w celu osiągnięcia przychodów lub
2) w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
3) przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
4) przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.
Art. 21 ust. 15c powołanej ustawy stanowi natomiast, że, zwolnienia, o których mowa w ust. 1 pkt 16 i 20, nie mają zastosowania do przychodów otrzymanych przez kierowcę z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych na podstawie stosunku pracy lub umowy zlecenia, o której mowa w art. 13 pkt 8.
Z wyżej wymienionych przepisów wynika, że dla skorzystania ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ważnym jest otrzymanie świadczeń w związku z odbywaniem podróży oraz aby podróż odbywana była w celu osiągnięcia przychodów i aby wydatki z tego tytułu nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Czym jest podroż służbowa?
Dlatego – argumentuje Organ – koniecznym jest przede wszystkim ustalenie, jak należy rozumieć pojęcie „podróży” ujęte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy PIT.
Ustawodawca w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy PIT wyodrębnił dwa rodzaje podróży: „podróż służbową” oraz „podróż osoby niebędącej pracownikiem”. Według jednej z dyrektyw wykładni językowej, tj. zakazu wykładni synonimicznej, zakłada się, że różnym zwrotom nie należy nadawać tego samego znaczenia. Nie można zatem uznać za poprawną takiej wykładni, która prowadzi do ustalenia, że zwroty „podróż służbowa” oraz „podróż osoby niebędącej pracownikiem” będą miały to samo znaczenie.
KIS wskazuje, że pojęcie „podróż” zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie zostało zdefiniowane ani w ustawie podatkowej ani w innych przepisach. Zatem właściwą metodą odkodowania jego znaczenia jest sięgnięcie do reguł wykładni językowej. Według internetowego Słownika Języka Polskiego (www.sjp.pl) – podróż to przebywanie drogi do odległego miejsca; przemierzanie rozległych terenów; podróżowanie. Efektem zastosowania wykładni językowej jest więc ustalenie, że podróż to przebycie drogi do jakiegoś odległego miejsca, bez dookreślenia tego pojęcia przez takie elementy jak czas odbywania, częstotliwość czy też przez zdefiniowanie kierunku podróży. Stąd też przedmiotowe zwolnienie nie obejmuje zwrotu kosztów za jazdy lokalne, bowiem nie spełniają definicji „podróży”.
Biorąc powyższe pod uwagę należy przyjąć zdaniem KIS, że podróżą, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy PIT jest dojazd osób należących do składu Rad Nadzorczych na posiedzenia Rady, z miejscowości położonych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba osoby prawnej, jeśli posiedzenia odbywają się w tej miejscowości lub w innej niż siedziba osoby prawnej miejscowości.
Zatem zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy PIT ma zastosowanie do przychodu z tytułu zwrotu kosztów podróży członkom Rady Nadzorczej, do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, pod warunkiem spełnienia przesłanek wynikających z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Zwrot kosztów bez obciążeń podatkowych
Zdaniem Organu zatem, skoro posiedzenia Rady Nadzorczej odbywają się poza miejscem zamieszkania niektórych członków Rady Nadzorczej, na posiedzenia Rady Nadzorczej ci członkowie muszą się przemieszczać poza miejscowość swojego miejsca zamieszkania, to przychody ww. członków z tytułu zwracanych przez Spółkę kosztów podróży, a w szczególności kosztów dojazdu na posiedzenia Rady Nadzorczej oraz zakwaterowania i wyżywienia związanych z udziałem w pracach Rady Nadzorczej podlegają zwolnieniu z PIT, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy PIT, do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. W konsekwencji, jeżeli wypłacone kwoty nie przekraczają limitów określonych wskazanym rozporządzeniem, Spółka nie jest zobowiązana, jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, do pobrania zaliczek na podatek dochodowy z tytułu zwrotu poniesionych przez ww. członków kosztów.
Sygnatura: 0115-KDIT2.4011.491.2024.2.MD
Jeżeli ten problem Państwa dotyczy, zachęcamy do kontaktu z Kancelarią. Przesyłając wypełniony formularz akceptują Państwo naszą Politykę Prywatności.
