Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS lub Organ) wydał 15 października 2024r. ciekawą Interpretację indywidualną dotyczącą momentu ujęcia wydatków Spółki dla celów podatkowych.
Zagadnienie
Z pytaniem do Organu wystąpiła sp. z o.o. , która w toku prowadzonej działalności dokonuje m.in. napraw okresowych (dalej: „Naprawy”). Przychody Wnioskodawcy są osiągane w przeważającej mierze z tytułu świadczenia usług przewozowych, remontowanymi pojazdami. Naprawy sprzętu są wykonywane cyklicznie, zgodnie z Dokumentacją Systemu Utrzymania (dalej: „DSU”). Są one warunkiem koniecznym do prawidłowej eksploatacji sprzętu wykorzystywanego przez Spółkę, a ich niewykonanie w określonym terminie (zgodnym z DSU) jest traktowane jako niewłaściwe utrzymanie techniczne . Terminy Napraw podlegają kontroli przez właściwy Urząd, a ich niedotrzymanie wiąże się z koniecznością wyłączenia danego środka z eksploatacji. Koszty Napraw stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów inne niż bezpośrednio związane z przychodami, o których mowa w art. 15 ust. 4d Ustawy o CIT, z wyjątkiem części kosztów napraw na poziomie P5, które stanowią ulepszenie środków trwałych (o czym mowa poniżej).
Zgodnie z DSU, Spółka rozróżnia m. in dwa poziomy utrzymania – im wyższy poziom utrzymania, tym bardziej zaawansowane są Naprawy i realizowane są rzadziej (w zależności od przebiegu pojazdu) lub czasu jego eksploatacji):
P4 – zgodny z dotychczasowymi naprawami okresowymi rewizyjnymi.
P5 – zgodny z dotychczasowymi naprawami głównymi i modernizacją.
Wydatki na naprawy na poziomie P4 Spółka rozpoznaje dla celów podatkowych kosztów uzyskania przychodów zgodnie z metodologią przyjmowaną dla celów bilansowych tj. rozkłada je w czasie i rozpoznaje w konkretnych okresach rozliczeniowych (latach) poprzez rozliczenia międzyokresowe kosztów (RMK). Zgodnie z DSU, charakterystyka napraw rewizyjnych na poziomie P4 obejmuje czynności z zakresu utrzymania naprawczego, wykonywane w zakładach posiadających zaplecze techniczne i stanowiska pomiarowe. Zgodnie z DSU, naprawy na poziomie P4 należy wykonywać okresowo, w zależności od zrealizowanego przebiegu przez naprawiany pojazd. Naprawy na poziomie P4 nie stanowią ulepszenia w rozumieniu art. 16g ust. 13 Ustawy o CIT.
Naprawy na poziomie P5 mają nieco szerszy zakres niż naprawy na poziomie P4 i są realizowane rzadziej. Poniesione wydatki na poczet napraw na poziomie P5 w części stanowią wydatki na ulepszenie naprawianego sprzętu, tj. część nakładów poniesionych w związku z naprawami na poziomie P5 skutkują ulepszeniem pojazdu w rozumieniu art. 16g ust. 13 Ustawy o CIT, a pozostała część stanowi ich remont. Wobec tego część wydatku przeznaczona na ulepszenie środka zwiększa wartość początkową środka trwałego i w tej części wydatki są rozliczane podatkowo w kosztach uzyskania przychodów poprzez odpisy amortyzacyjne (na skutek zwiększenia wartości początkowej amortyzowanego środka trwałego). Natomiast wydatki w pozostałej części (nieodpowiadającej za ulepszenie) są rozliczane dla celów podatkowych kosztów uzyskania przychodów zgodnie z metodologią przyjmowaną bilansowo tj. wydatek jest rozkładany w czasie i rozpoznawany w konkretnych okresach rozliczeniowych (latach) poprzez rozliczenia międzyokresowe kosztów (RMK) – analogicznie jak przy naprawach na poziomie P4. Zgodnie z DSU, naprawy na poziomie P5 należy wykonywać okresowo, w zależności od zrealizowanego przebiegu przez naprawiany pojazd.
Reasumując, Spółka ujmuje koszty napraw (rewizyjnych) na poziomie P4 w czasie, rozpoznając je w konkretnych okresach rozliczeniowych poprzez rozliczenia międzyokresowe kosztów (RMK). Z kolei wydatki na naprawy na poziomie P5 są częściowo traktowane jako ulepszenia zwiększające wartość środka trwałego i rozliczane przez odpisy amortyzacyjne, a pozostała część, podobnie jak naprawy na poziomie P4, jest rozkładana w czasie przez RMK. W rezultacie, Spółka całość wydatków na naprawy na poziomie P4 rozlicza dla celów podatkowych zgodnie z metodologią przyjętą do rozliczania tych wydatków dla celów bilansowych, z kolei część wydatków na naprawy na poziomie P5, Spółka rozlicza dla celów podatkowych zgodnie z metodologią ich rozliczania przyjętą dla celów bilansowych. Z kolei w tej części, w której wydatki zostały poniesione na poczet ulepszenia pojazdów, rozlicza dla celów podatkowych poprzez odpisy amortyzacyjne (na skutek zwiększenia wartości początkowej pojazdu.
Spółka z początkiem 2025 roku zamierza zmienić sposób ujmowania kosztów Napraw, które zostaną poniesione w 2025 roku i w latach następnych. Planowany sposób postępowania zakłada, że Spółka będzie rozliczała dla celów podatkowych wydatki na naprawy na poziomie P4 w całości w dacie ich poniesienia (niezależnie od rozliczania dla celów bilansowych tych wydatków w czasie). Za datę ich poniesienia, Spółka zamierza przyjąć zgodnie z art. 15 ust. 4e Ustawy o CIT dzień, na który ujęty zostanie koszt w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęty zostanie koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku).
Z kolei część wydatków na naprawy na poziomie P5, które dotyczyć będą ulepszeń o których mowa w art. 16g ust. 13 Ustawy o CIT Spółka nadal będzie rozliczać dla celów podatkowych w ramach odpisów amortyzacyjnych (na skutek zwiększenia wartości początkowej naprawianego pojazdu będącego środkiem trwałym, natomiast pozostałą część wydatku Spółka planuje rozliczać dla celów podatkowych jednorazowo, w dacie ich poniesienia (niezależnie od rozliczania dla celów bilansowych tych wydatków w czasie). Za datę ich poniesienia, Spółka zamierza przyjąć zgodnie z art. 15 ust. 4e Ustawy o CIT dzień, na który ujęty zostanie koszt w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęty zostanie koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku).
Wobec powyższego, Spółka powzięła wątpliwość, czy planowana przez nią zmiana rozliczeń w czasie wydatków na poczet napraw na poziomach P4 i P5 będzie prawidłowy. Z ostrożności Spółka zaznacza, że przedmiotem wniosku nie jest rozstrzygnięcie czy wskazane wydatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, lecz moment ich ujęcia dla celów podatkowych.
Stanowisko Organu
Organ zgodził się ze Spółką, iż postąpi ona prawidłowo, rozpoznając wydatki na naprawy na poziomie P4 jako podatkowe koszty uzyskania przychodów jednorazowo w dniu ich poniesienia, tj. w dniu, na który zostaną one ujęte w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), bądź w dniu, na który ujęte one zostaną na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), niezależnie od tego, jak te wydatki będą rozliczane dla celów bilansowych.
Organ zgodził się również, że Spółka postąpi prawidłowo, rozpoznając wydatki na naprawy na poziomie P5 jako podatkowe koszty uzyskania przychodów (w części w jakiej nie stanowią one wydatków na poczet ulepszenia środka trwałego) jednorazowo w dniu ich poniesienia, tj. w dniu, na który zostaną one ujęte w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), bądź w dniu, na który zostaną one ujęte na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku) niezależnie od tego, jak te wydatki będą rozliczane dla celów bilansowych.
Zaliczenie ponoszonych wydatków do konkretnej kategorii kosztów, ma wpływ na moment ich rozpoznania dla celów podatkowych, w tym w zakresie podatku CIT. Zgodnie z art. 15 ust. 4 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”), koszty bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.
Natomiast zgodnie z ogólnymi zasadami dotyczącymi momentu potrącenia kosztów innych niż bezpośrednio związanych z przychodami, tj. tzw. kosztów pośrednich wynikającymi z Ustawy o CIT, koszty te są uznawane (potrącane) w dacie ich poniesienia. Jeśli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, stanowią w takim przypadku koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Dniem poniesienia kosztu, jest dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na podstawie którego ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury. Powyższe nie dotyczy kosztów ujętych jako rezerwy albo bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów (art. 15 ust. 4d-4e Ustawy o CIT).
Zgodnie ogólnymi zasadami dotyczącymi momentu uznania (potrącenia) kosztów pośrednich, wynikającymi z art. 15 ust. 4d-4e Ustawy o CIT, w ocenie Spółki, w przypadku otrzymywanych faktur w związku z wydatkami na poczet Napraw (…), wydatki te powinny być ujęte dla celów podatkowych jednorazowo, w momencie ich poniesienia, czyli ujęcia faktury w księgach rachunkowych (zaksięgowania) – z wyjątkiem tej części Napraw, która stanowi ulepszenie (…). Bez znaczenia jest przy tym fakt, że Spółka dla celów bilansowych koszty te rozpoznaje proporcjonalnie „w czasie” w formie rozliczeń międzyokresowych kosztów. Dla celów kalkulacji podatku CIT powinny być one rozliczone w całości w momencie, w którym zostały ujęte w księgach rachunkowych Wnioskodawcy w formie innej niż rezerwa lub bierne rozliczenie międzyokresowe kosztów. W ocenie Wnioskodawcy, powyższe wynika z kilku poniżej wymienionych powodów.
Zgodnie z polskim systemem prawnym, argumentowała Spółka, z czym zgodził się organ, prawo podatkowe i prawo bilansowe są dwoma odrębnymi gałęziami prawa, które funkcjonują niezależnie od siebie. Prawo bilansowe, oparte na ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej również: “Ustawa o rachunkowości”), ma na celu przedstawienie rzetelnego i jasnego obrazu sytuacji finansowej jednostki. Natomiast prawo podatkowe, w kontekście podatku dochodowego od osób prawnych uregulowane w szczególności przez Ustawę o CIT, ma na celu określenie zasad opodatkowania dochodu.
Zgodnie z orzecznictwem sądów administracyjnych, przepisy prawa podatkowego powinny być interpretowane i stosowane niezależnie od przepisów prawa bilansowego. Twierdzenie to, znajduje potwierdzenie w jednolitymi ugruntowanym poglądzie orzecznictwa, zgodnie z którym o uznaniu danego przysporzenia czy wydatku (zobowiązania do jego poniesienia) za przychód, dochód czy koszt podatkowy decydują wyłącznie przepisy prawa podatkowego (zob. wyroki NSA: z 9 czerwca 2016 r. sygn. akt II FSK 1237/13; z 24 czerwca 2016 r. sygn. akt II FSK 1555/14; z 6 maja 2015 r. sygn. akt II FSK 1071/13; z 20 lipca 2011 r. sygn. akt II FSK 414/10).
Zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy. Przepisy Ustawy o CIT określają również moment rozpoznania kosztów uzyskania przychodów w zależności od ich rodzaju. W przypadku kosztów uzyskania przychodów innych niż bezpośrednio związanych z przychodami, jest to moment ich poniesienia, który również został zdefiniowany w Ustawie o CIT (art. 15 ust. 4e Ustawy o CIT).
Co istotne (i zostało wspomniane przez Wnioskodawcę powyżej), zapisy dokonywane w księgach nie mogą tworzyć, ani też modyfikować materialnego prawa podatkowego. Przepisy Ustawy o rachunkowości określają jedynie sposób prowadzenia ksiąg i jako takie nie mogą rozstrzygać o tym, co jest, a co nie jest kosztem uzyskania przychodów. Księgi rachunkowe służą ustaleniu wysokości dochodu (straty) podatkowego, nie mają zaś charakteru podatkowo-twórczego (wyrok TK z 4 lutego 1994 r., sygn. akt U 2/90).
W zakresie wszelkich wydatków stanowiących na gruncie Ustawy o CIT pośrednie koszty uzyskania przychodów, które w momencie poniesienia, dla celów bilansowych, są ujmowane na innych kontach niż kosztowe (tj. nie są księgowane jako koszt), podatnik jest uprawniony do rozpoznania ich w kosztach podatkowych w dacie, pod którą dany wydatek zostanie ujęty w księgach rachunkowych bez względu na rodzaj konta, na jakim zostanie dokonany zapis księgowy, z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.
Należy bowiem zauważyć – wskazała Spółka – z czym zgodził się Organ – że istnieje taka grupa wydatków (kosztów) poniesionych przez podatnika, które stanowią koszt poniesiony w rozumieniu art. 15 ust. 4e Ustawy o CIT, a rachunkowo nie będą ujęte na koncie kosztowym albo będą ujęte z opóźnieniem. Koszty pośrednie jak wskazano powyżej potrąca się, co do zasady, w roku poniesienia. Jeżeli jednak dotyczą one okresu dłuższego niż 1 rok, rozlicza się je proporcjonalnie (art. 15 ust. 4d Ustawy o CIT). O tym jednak, czy w istocie dany wydatek z uwagi na swój charakter nie może zostać przyporządkowany do długości okresu, którego dotyczy, decydować będą przepisy prawa podatkowego, a nie sposób jego księgowania na potrzeby prawa bilansowego. W ocenie Spółki, faktyczna data dokonania zapisu w księgach rachunkowych (tj. ujęcie danego wydatku/kosztu „jako koszt” w księgach rachunkowych, czyli inaczej ujęcie wydatku na koncie kosztowym) nie może wpływać na moment zaliczenia go jako kosztu uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 4e Ustawy o CIT.
Tym samym, dniem poniesienia kosztu uzyskania przychodów, o którym mowa w art. 15 ust. 4e Ustawy o CIT jest, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4f-4h (które to zastrzeżenia nie mają w tym zdarzeniu przyszłym miejsca), dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów, bez względu zatem na sposób ujęcia tego kosztu dla celów rachunkowych (bilansowych), tj. bez względu na to, czy dany wydatek ujęto w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na koncie kosztowym czy też nie.
Co również istotne, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym nie można uznać, że koszty Napraw (w części niestanowiącej ulepszenia) z uwagi na swój charakter powinny być powiązane z okresem przekraczającym rok podatkowy. Wydatki na przegląd pojazdów kolejowych są bieżącymi wydatkami ponoszonymi przez Wnioskodawcę. Efekt prac przeglądowych wiąże się co prawda z poprawą ich jakości oraz warunków eksploatacji w przyszłości niemniej jednak, ich charakter uniemożliwia powiązania z konkretnym okresem czasu.
W takim przypadku rozliczenie przedmiotowych kosztów przeglądu, dla celów rachunkowych, poprzez rozliczenia międzyokresowe nie ma znaczenia dla celów podatkowych. Rozliczenie kosztów Napraw powinno następować, na podstawie odpowiednio udokumentowanych wydatków, w dacie poniesienia kosztu, tj. w dniu, w którym ujęto koszt na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku) w księgach rachunkowych, co wprost wynika z literalnej treści przepisu art. 15 ust. 4d i 4e Ustawy o CIT.
Wnioskodawca podkreślił ponadto, iż fakt, że część wydatków na poczet napraw na poziomie P5 pozostanie rozliczana w ramach ulepszenia środka trwałego, nie stanowi przeszkody, żeby tę część wydatków która pokrywa koszty niezwiązane z jego ulepszeniem rozliczyć analogicznie jak Wnioskodawca planuje w ramach napraw na poziomie P4.
Powyższe zróżnicowanie wynika z tego, że część wydatków na poczet napraw na poziomie P5, nie spełnia kryteriów ulepszenia. Zgodnie z art. 16g ust. 13 Ustawy o CIT przez ulepszenie środka trwałego rozumie się przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację, która powoduje wzrost wartości użytkowej tego środka. W przypadku, gdy dana naprawa obejmuje również elementy niekwalifikujące się jako ulepszenie, wydatki te nie są objęte definicją ulepszenia i powinny być rozliczane na zasadach ogólnych.
Ponadto, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 1 lit. c Ustawy o CIT, wyłącznie wydatki poniesione na poczet ulepszeń środków trwałych są rozliczane w czasie poprzez odpisy amortyzacyjne. Natomiast bieżące remonty środków trwałych są bezpośrednio zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Koszty te nie zwiększają wartości początkowej środka trwałego i nie podlegają amortyzacji, co jest zgodne z ogólną zasadą, że wydatki związane z utrzymaniem środka trwałego w stanie zdatnym do użytkowania mogą być bezpośrednio rozliczane jako koszty uzyskania przychodów.
Podział wydatków na poczet napraw na poziomie P5 na wydatki stanowiące ulepszenie oraz bieżące naprawy nie narusza przepisów prawa podatkowego. Istotne jest, aby każda część wydatku była prawidłowo sklasyfikowana i odpowiednio udokumentowana, co pozwoli na ich właściwe rozliczenie. Innymi słowy, nie ma żadnych przeszkód na gruncie prawa podatkowego (w tym w szczególności Ustawy o CIT), żeby jednorazowe zdarzenie gospodarcze zostało w części zaliczone jako wydatek na ulepszenie środka trwałego, a jednocześnie w części w jakiej nie stanowi ulepszenia, stanowiło koszt uzyskania przychodów na zasadach ogólnych
W związku z powyższym, w ocenie Wnioskodawcy, z czym zgodził się Organ – wydatki poniesione na naprawy środka trwałego, które nie powodują jego ulepszenia, mogą być rozliczane na zasadach ogólnych, co jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego.
Uwzględniając powyższe, Organ zgodził się, że planowane przez Spółkę postępowanie, polegające na ujmowaniu dla celów podatkowych wydatków na poczet Napraw (w części niestanowiącej ulepszenia środka trwałego) w momencie poniesienia kosztu, tj. w dacie na którą zostaną one ujęte w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), bądź w dniu, na który ujęte one zostaną na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), a nie dopiero w dacie uwzględnienia określonego wydatku poprzez dokonywane bilansowe odpisy, należy uznać za prawidłowe. Wynika to przede wszystkim z faktu, iż wydatki dotyczące prac o charakterze remontowym powinny zostać ujęte w kosztach uzyskania przychodów jednorazowo, w dacie ich poniesienia. Przez dzień poniesienia zaś należy uznać dzień, na który analizowane wydatki zostały ujęte w księgach rachunkowych Spółki, na podstawie otrzymanej przez Spółkę faktury dokumentującej przedmiotowe koszty – bez względu na to, że dla celów bilansowych są one rozliczane w czasie, a więc obciążają (w odpowiednich częściach) wynik finansowy w kilku kolejnych latach obrotowych.
Sygnatura: 0114-KDIP2-1.4010.533.2024.1.KW
Jeżeli ten problem Państwa dotyczy, zachęcamy do kontaktu z Kancelarią. Przesyłając wypełniony formularz akceptują Państwo naszą Politykę Prywatności.
© Grafika jest własnością Kancelarii