Opublikowano projekt rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej zmieniającego rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Mając na uwadze obecną sytuację gospodarczą oraz prognozowaną inflację na 2023 r., Projektodawca uznał za zasadne aby podwyższyć stawkę diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju o 7 zł, tj. do 45 zł. W projekcie rozporządzenia podwyższono też niektóre kwoty diet oraz limity na nocleg w czasie podróży zagranicznej.
Projekt stanowi wykonanie upoważnienia ustawowego zawartego w art. 775 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510). Zgodnie z wymienionym przepisem minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.
Obecne kwoty limitów za nocleg oraz diet przysługujące pracownikowi z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju obowiązują od dnia 1 marca 2013 r. i wymagają, zdaniem Projektodawcy, skorygowania.
Uregulowania określone przedmiotowym rozporządzeniem mają szerokie i dość powszechne zastosowanie. Dotyczą one zwrotu należności za podróże służbowe nie tylko pracowników sfery budżetowej (państwowej i samorządowej), ale i żołnierzy, funkcjonariuszy oraz pracowników zatrudnionych u innych pracodawców.
Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą ustalać we własnym zakresie warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza jego granicami w drodze postanowień układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę (art. 775 § 3 Kodeksu pracy). Obowiązujące u danego pracodawcy regulacje mogą przewidywać inne warunki zwrotu należności za podróże służbowe, niż wynikające z ww. przepisów mających zastosowanie do wypłacania należności za podróże służbowe pracowników sfery budżetowej, z tym jednakże, że nie mogą one ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej (art. 775 § 4 Kodeksu pracy).
Tylko wówczas gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa nie zawiera postanowień, o których mowa wyżej, pracownikowi przysługują – zgodnie z art. 775 § 5 Kodeksu pracy – należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów ww. rozporządzenia.
Zmiana wysokości należności z tytułu podróży służbowej z tytułu podróży służbowej wiąże się także ze zwolnieniami podatkowymi. W świetle bowiem art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – Dz. U. z 2021 r. poz. 1128, z późn. zm.), diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika są wolne od podatku dochodowego do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
Do wysokości należności określonych przepisami ww. rozporządzenia Ministra Pracy
i Polityki Społecznej odwołują się także inne zwolnienia od podatku dochodowego, w tym:
- diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych),
- dodatek za rozłąkę przysługujący na podstawie odrębnych ustaw, przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw lub układów zbiorowych pracy (art. 21 ust. 1 pkt 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych),
- część przychodów osób posiadających nieograniczony obowiązek podatkowy przebywających czasowo za granicą i uzyskujących przychody z pracy lub dochody z tytułu stypendiów (art. 21 ust. 1 pkt 20, art. 21 ust. 1 pkt 23a lit. a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych).
Ponadto, koszty uzyskania przychodów stanowią wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących, w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych).
Na podstawie § 2 ust. 1 pkt 15, 16 i 18 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949, z późn. zm.) z wysokością diet i innych należności z tytułu podróży służbowej krajowej i zagranicznej powiązane są następujące wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe:
- diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w nowelizowanych przepisach (pkt 15),
- część wynagrodzenia pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w nowelizowanych przepisach z tym zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (pkt 16),
- dodatek za rozłąkę wypłacany pracownikom czasowo przeniesionym oraz strawne
do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (pkt 18).
Z uwagi m.in. na powyższe uregulowania pracodawcy oczekują stosownego podwyższenia, przez ministra właściwego do spraw pracy, należności z tytułu podróży służbowej pomimo, iż w trybie określonym przepisami art. 775 § 3 i 4 Kodeksu pracy, pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą samodzielnie ustalać stawki diet i innych należności, niż mające zastosowanie do pracowników sfery budżetowej.
Mając na uwadze powyższe, jak również to, że diety i limity na nocleg w zagranicznej podróży służbowej nie były zmieniane od dnia 1 marca 2013 r., a także wystąpienia i postulaty pracowników oraz organizacji związkowych w projekcie rozporządzenia podwyższono niektóre kwoty diet oraz limity na nocleg w czasie podróży zagranicznej, na podstawie propozycji przesłanej przez Ministra Spraw Zagranicznych. Kwoty diet zostały zmienione dla 31 państw, natomiast kwoty limitów na nocleg do 42 państw.
Nowe wysokości diet i limitów noclegowych zostały określone w załączniku do projektu rozporządzenia.
Wyższe stawki diet zagranicznych oznaczają także odpowiedni wzrost ryczałtów,
o których mowa w § 17 przedmiotowego rozporządzenia (tzw. ryczałtów dojazdowych w wysokości jednej diety lub 50% diety lub 10% diety), a podwyższone limity noclegowe skutkują wyższym ryczałtem noclegowym (§ 16 ust. 2 przedmiotowego rozporządzenia).
Mając na uwadze obecną sytuację gospodarczą oraz prognozowaną inflację na 2023 r., zasadnym jest aby podwyższyć stawkę diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju o 7 zł, tj. do 45 zł.
Przy nowej wysokości diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (45 zł), 20% ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej wyniesie 9 zł (obecnie 7,60 zł), a ryczałt za nocleg, stanowiący 150% diety – 67,50 zł (obecnie 57 zł). Natomiast zwrot udokumentowanych kosztów noclegu będzie następował w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie większej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety, tj. do 900 zł (obecnie 760 zł).
W związku z proponowanym terminem wejścia w życie rozporządzenia nie jest konieczne zastosowanie w nim przepisów przejściowych.
Proponuje się, aby przedmiotowe rozporządzenie weszło w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem § 1 pkt 1, który wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2023 r.
W przypadku rozpoczęcia podróży służbowej przed dniem wejścia w życie rozporządzenia i kontynuowania jej po tym dniu, należności z tytułu podróży służbowej będą ustalone w oparciu o dotychczasowe, jak i nowe stawki diety (od dnia wejścia w życie rozporządzenia).
LINK do planowanego rozporządzenia.
Grafika jest własnością Kancelarii
Jeżeli ten problem Państwa dotyczy, zachęcamy do kontaktu z Kancelarią. Przesyłając wypełniony formularz akceptują Państwo naszą Politykę Prywatności.