14 czerwca 2024r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał ciekawą interpretację dotyczącą obowiązków płatnika w związku z wypłatą zleceniobiorcom pracującym w Niemczech, diet i zwrotów wydatków za nocleg.
Czego dotyczyła wątpliwość?
Z pytaniem wystąpiła spółka świadcząca usługi wsparcia w bieżących czynnościach życia codziennego wykonywane na terytorium Niemiec przez osoby fizyczne mające stałe miejsce zamieszkania w Polsce, zatrudniane do tego celu przez Spółkę na podstawie umów -zlecenia, z których wynagrodzenie stanowić dla nich będzie przychód ze źródeł wskazanych w art. 10 ust. 1 pkt 2 oraz art. 13 pkt 8 ustawy o pit. Zleceniobiorcy świadczyć będą Spółce także inne usługi – na terytorium Polski. Te inne usługi będą odrębnie wynagradzane.
Czas świadczenia usług w Polsce i w Niemczech będzie mniej więcej równy, tj. będą to okresy wynoszące ok. 4-12 tygodni pracy w Niemczech, po których następować będą podobne okresy pracy w Polsce i odwrotnie. Na czas wykonywania zadań w Niemczech zleceniobiorcy będą tam przez Spółkę czasowo delegowani. W związku z tym, że zleceniobiorcy będą świadczyć Spółce także wyżej wspomniane inne usługi w Polsce, wyjazdy do Niemiec w celu wykonywania czynności odbywać się będą w ramach pracy najemnej w dwóch krajach.
Wynagrodzenie zleceniobiorców za pracę w Niemczech będzie każdorazowo określane przy konkretnym oddelegowywaniu, przy czym nie będzie mogło być ono niższe niż określone przez niemieckie przepisy o płacy minimalnej. Wynagrodzenie wypłacane będzie według stawki za godzinę, a ilość tych ostatnich wynikać będzie z raportów szczegółowo wskazujących ilość godzin przepracowanych w każdym dniu kalendarzowym przypadającym na określone delegacje do Niemiec, przy czym – co do zasady – maksymalna ilość godzin pracy zleceniobiorcy nie będzie przekraczać 40 godzin tygodniowo. Tak ustalone wynagrodzenie stanowić będzie całkowitą należność zleceniobiorcy od Spółki za świadczenie usług w Niemczech. W szczególności wynagrodzenie to obejmie diety oraz zwrot wydatków na noclegi, co zostanie wprost zapisane w umowach-zlecenia.
Wydatki na wyżywienie i zakwaterowanie ponoszone przez zleceniobiorców w związku z delegacjami do Niemiec nie będą przez nich zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.
Osoby zatrudniane przez Spółkę nie będą prowadzić działalności gospodarczej, a swoje usługi świadczyć będą na podstawie umów zlecenia.
Diety oraz wydatki za noclegi będą wypłacane/zwracane zleceniobiorcom na zasadach i w wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Wydatki te będą ponoszone przez zleceniobiorców w ścisłym związku z wykonywaniem powierzonych im przez Spółkę zadań – bez ich ponoszenia wykonywanie tych zadań nie byłoby możliwe.
Pytanie
Spółka zapytała czy będzie zobowiązana jako płatnik pobierać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od tej części wypłacanego zleceniobiorcom wynagrodzenia należnego im za pracę w Niemczech, która odpowiadać będzie dietom oraz zwrotowi wydatków za noclegi obliczonym na zasadach i w wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej?
Stanowisko organu podatkowego
Dyrektor KIS przypomniał, że podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy.
Zgodnie z jego treścią, Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
Z treści powyższego przepisu wynika, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartym w cytowanej ustawie, bądź od których zaniechano poboru podatku.
Jak stanowi art. 11 ust. 1 ww. Ustawy, Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Katalog źródeł przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym zawiera art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Na mocy art. 10 ust. 1 pkt 2 omawianej ustawy, Źródłem przychodów jest działalność wykonywana osobiście.
Zgodnie z art. 13 pkt 8 cytowanej ustawy, Za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, uważa się przychody z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, uzyskiwane wyłącznie od:
a) osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej,
b) właściciela (posiadacza) nieruchomości, w której lokale są wynajmowane, lub działającego w jego imieniu zarządcy albo administratora – jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie dla potrzeb związanych z tą nieruchomością,
c) przedsiębiorstwa w spadku
z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej oraz przychodów, o których mowa w pkt 9.
Jak stanowi art. 41 ust. 1 ww. Ustawy, Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.
Jednocześnie na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:
a) podróży służbowej pracownika,
b) podróży osoby niebędącej pracownikiem
do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.
Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190 ze zm.).
Zgodnie z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:
1) w celu osiągnięcia przychodów lub
2) w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
3) przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
4) przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.
Organ wskazał, że konieczne jest przede wszystkim ustalenie, jak należy rozumieć pojęcie „podróży” ujęte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W powołanym art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy ustawodawca posłużył się terminem „podróż” bez określenia „służbowa”, dlatego też zakres tego zwolnienia jest szerszy, ponieważ nie ogranicza się ono jedynie do podróży służbowych, ale do wszelkich podróży osób niebędących pracownikami, pod warunkiem, że wypłacone diety i inne należności nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów świadczeniobiorców oraz zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów.
Zasady rozliczania zagranicznych podróży służbowych reguluje ww. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Zgodnie z § 2 powołanego rozporządzenia, Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1) diety;
2) zwrot kosztów:
a) przejazdów,
b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
c) noclegów,
d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
W myśl § 13 ust. 1 ww. Rozporządzenia, Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.
Na podstawie § 13 ust. 2 ww. Rozporządzenia, Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.
Z kolei z § 16 ust. 1 cytowanego rozporządzenia wynika, że, Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.
Na podstawie § 16 ust. 2 ww. Rozporządzenia, W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.
Na podstawie § 16 ust. 4 rozporządzenia, Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.
Odnosząc powyższe do rozpatrywanej sprawy, Organ wskazał, że należności z tytułu diet oraz koszty noclegów związanych z podróżą zwracane zleceniobiorcom w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, korzystają ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do wysokości określonej w tym rozporządzeniu.
W konsekwencji, w sytuacji gdy wypłacane diety i zwrot wydatków za noclegi nie przekroczą wysokości określonej w powołanym rozporządzeniu Wnioskodawca jako płatnik nie będzie obowiązany do poboru i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy w związku z wypłaceniem zleceniobiorcom ww. kwot. Jeżeli jednak wypłacane przez Wnioskodawcę należności będą wyższe od limitów określonych w przepisach tego rozporządzenia, to nadwyżki ponad te limity będą podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym i w takiej sytuacji z tytułu ich wypłaty Wnioskodawca będzie miał obowiązek obliczenia, pobrania i wpłacenia zaliczki na podatek dochodowy.
Data wydania: 2024-06-14
Sygnatura: 0115-KDIT1.4011.291.2024.1.DB
Jeżeli ten problem Państwa dotyczy, zachęcamy do kontaktu z Kancelarią. Przesyłając wypełniony formularz akceptują Państwo naszą Politykę Prywatności.
© Grafika jest własnością Kancelarii