Krajowy System eFaktur zacznie obowiązywać już w lutym, jednak do teraz nie mieliśmy jeszcze kluczowych przepisów dotyczących m.in jego funkcjonalności. Minister Finansów i Gospodarki podpisał cztery rozporządzenia wykonawcze dotyczące funkcjonowania KSeF. Rozporządzenia określają m.in.: zasady korzystania z KSeF, w tym wzór zawiadomienia ZAW-FA, przypadki, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, zasady wystawiania faktur uproszczonych, czy szczegółowe dane jakie powinien zawierać JPK_VAT z deklaracją.
Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz. U. poz. 1740)
Rozporządzenie określa przypadki w których nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Dotyczą one:
- świadczenia usług przejazdów autostradą płatną, dokumentowanych paragonem z NIP uznanym za fakturę,
- świadczenia usług przewozu osób, a usługi te są dokumentowane biletami uznanymi za faktury,
- świadczenia usług w zakresie kontroli i nadzoru lotniczego, za które są pobierane opłaty trasowe dokumentowane fakturami,
- usług finansowych i ubezpieczeniowych zwolnionych z VAT, dokumentowanych fakturami uproszczonymi o węższym zakresie danych,
- faktur wystawianych w ramach samofakturowania przez nabywcę będącego tzw. podmiotem zagranicznym, w przypadku jeżeli ten nabywca nie posiada NIP,
- faktur wystawianych przez nabywcę w ramach samofakturowania, do którego nabywcę upoważnił podatnik będący tzw. podmiotem zagranicznym, w przypadku jeżeli ten podatnik nie posiada NIP.
Faktury w KSeF wystawia się według wzoru faktury ustrukturyzowanej określonego w art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT. W związku z tym, z uwagi na uwarunkowania techniczne, w KSeF nie będzie możliwe wystawienie np. biletu jednorazowego, czy dokumentu finansowego lub ubezpieczeniowego uznanych za faktury zgodnie z wymogami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r., poz. 1979 ze zm.).
Rozporządzenie to ma charakter szczególny i określa niektóre wskazane wyżej przypadki dostaw towarów lub świadczenia usług, których odpowiedni sposób udokumentowania pozwala na wyłączenie z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
Rozporządzenie określa także przypadek, kiedy nabywca będący tzw. podmiotem zagranicznym, nieposługujący się NIP, w ramach samofakturowania może wystawić fakturę w KSeF w przypadku WDT, gdyż na potrzeby tej czynności jest zidentyfikowany w swoim Państwie Członkowskim numerem VAT UE.
Link do rozporządzenia
Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. poz. 1742)
Rozporządzenie dostosowuje do KSeF zasady wystawiania faktur uproszczonych przez podatników zwolnionych z VAT i faktur uproszczonych dokumentujących transakcje zwolnione z VAT.
Od 1 lutego 2026 r. na fakturach uproszczonych, które będą wystawiane w KSeF podatnicy będą podawać swój NIP. NIP wystawcy jest niezbędny do realizacji obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Nadal będzie obowiązywała zasada, że w przypadku faktur uproszczonych wystawianych poza KSeF, np. na rzecz konsumenta, podatnik nie będzie obowiązany do podawania tego numeru.
NIP nabywcy, o ile się nim posługuje, będzie podawany na fakturze uproszczonej.
LINK do rozporządzenia.
Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia br. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
Rozporządzenie szczegółowo reguluje zasady korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), w tym:
- rodzaje uprawnień do korzystania z systemu oraz procedury ich nadawania i odbierania, w tym wzór zawiadomienia (ZAW-FA),
- metody uwierzytelniania użytkowników, wymagania techniczne oraz sposób potwierdzania tożsamości wystawcy faktury (np. przy użyciu certyfikatu),
- zakres danych potrzebnych do uzyskania dostępu do faktur w systemie bez dodatkowego uwierzytelniania,
- zasady oznaczania faktur przesyłanych do KSeF i udostępnianych poza systemem, tak aby zapewnić możliwość ich weryfikacji, autentyczność i integralność treści,
- procedury związane z fakturami z załącznikami – od zgłoszenia zamiaru ich wystawiania, przez potwierdzenie możliwości, po wymagania techniczne,
- wymagania techniczne dla wszystkich procesów związanych z wystawianiem i przesyłaniem faktur w KSeF.
LINK do rozporządzenia
Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie zmiany rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług.
Celem nowelizacji tzw. rozporządzenia ws. JPK_VAT z deklaracją jest dostosowanie do zmian wprowadzonych w ustawie z dnia 5 sierpnia 2025r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1203).
Zawarte w rozporządzeniu założenia opierają się na podawaniu w ewidencji sprzedaży i zakupu JPK_VAT numeru KSeF faktury oraz umożliwiają ujmowanie w tej ewidencji innych faktur wystawionych/otrzymanych poza KSeF i innych dowodów niż faktury, dla których to będą miały zastosowanie odpowiednie oznaczenia (węzeł KSeF):
- OFF – faktura, o której mowa w art. 106nf ustawy, która nie posiada numeru identyfikującego w Krajowym Systemie e-Faktur na dzień złożenia ewidencji,
- BFK – faktura elektroniczna lub faktura w postaci papierowej,
- DI –dowód inny niż faktura wystawiona za pośrednictwem KSeF.
Podanie numeru KSeF będzie dotyczyło faktur wystawionych w KSeF bez względu na tryb ich wystawiania i przesyłania do KSeF (offline 24, awaria, niedostępność systemu) – według stanu na dzień złożenia JPK_VAT z deklaracją.
Ustawą z dnia 21 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi oraz niektórych innych ustaw do ustawy o podatku od towarów i usług została wprowadzona konieczność rozliczenia systemu kaucyjnego w deklaracji VAT. Uznano w efekcie za konieczne wprowadzenie zmiany w JPK_VAT z deklaracją w tym zakresie.
W związku z uwagami przedsiębiorców przekazywanymi w toku konsultacji publicznych projektu rozporządzenia, Ministerstwo przedstawiło wyjaśnienia w raporcie z konsultacji:
- Rozporządzenie nie zakłada wymogu korygowania ewidencji sprzedaży/zakupu o uzupełnienie nr KSeF faktur, którym na dzień przesłania ewidencji ten numer nie został nadany. Wyjątek stanowi obowiązek korekty, wyłącznie przypadku, jeśli faktury ujmowane w ewidencji sprzedaży wystawione w trybie offline24 uzyskają numer KSeF już po złożeniu JPK_VAT z deklaracją. Należy jednak zakładać, że przypadki, kiedy nastąpi zbieg terminu złożenia JPK_VAT z deklaracją (do 25. dnia następnego miesiąca) z brakiem uzyskania numeru KSeF dla faktur wystawionych w trybie offline24 (do 15. dnia następnego miesiąca), będą sporadyczne.
- Ujmowanie w JPK_VAT w ewidencji zakupu faktur z nadanym numerem KSeF nie powinno stanowić nadmiernego obciążenia dla podatników. Przykładowo w oprogramowaniu Ministerstwa Finansów e-mikrofirma zostaną zapewnione rozwiązania, które pozwolą na automatyczne zasilanie JPK_VAT z deklaracją fakturami otrzymanymi w KSeF, wraz z nadanym numerem KSeF. Wyeliminuje to konieczność manualnego przenoszenia numeru KSeF do pliku. W systemach komercyjnych można przewidzieć możliwości sprawdzenia powiązań systemów księgowych z KSeF. Wprowadzenie konkretnych rozwiązań technicznych zależy od firmy wdrażającej u danego podmiotu system KSeF oraz rozwiązania księgowego i informatycznego.
- Rozporządzenie dotyczy ewidencji JPK_VAT z deklaracją składanych za okresy rozliczeniowe od 1 lutego 2026 r. Rozwiązania wprowadzone tym rozporządzeniem w jednej dacie jest korzystne, eliminuje niepotrzebne koszty po stronie podatników jakie byłyby związane z ewentualnym fazowaniem obowiązków JPK_VAT w związku z fazowaniem obowiązków KSeF w 2026 r.
- Robocze wersje struktur logicznych JPK_VAT z deklaracją podlegały konsultacjom od 27 czerwca 2026 r., następnie zostały udostępnione 17 września 2025 r. na stronie podatki.gov.pl, aby zapewnić stabilny proces ich implementacji w narzędziach do wysyłki plików JPK.
- W przypadku błędów w plikach JPK_VAT z deklaracją, tak jak dotychczas, zgodnie z obowiązującymi przepisami art. 109 ust. 3e-3g ustawy o podatku od towarów i usług podatnik po zidentyfikowaniu błędów w złożonym pliku może go skorygować. Możliwość skorygowania przez podatnika błędów w JPK_VAT z deklaracją istnieje również, gdy błędy te zostaną stwierdzone przez naczelnika urzędu skarbowego, w wyniku wezwania do ich usunięcia. Przypadki takie będą rozpatrywane – jak dotychczas – indywidualnie.
Zatem kary za błędnie wypełnione pliki JPK_VAT z deklaracją nie mają charakteru automatycznego i mogą zostać nałożone dopiero w sytuacji, gdy podatnik nie skoryguje ich odpowiednio po uprzednim wezwaniu przez naczelnika urzędu skarbowego.
LINK do rozporządzenia
Jeżeli ten problem Państwa dotyczy, zachęcamy do kontaktu z Kancelarią. Przesyłając wypełniony formularz akceptują Państwo naszą Politykę Prywatności.