W poprzednim wydaniu naszego biuletynu wspominaliśmy o wyjaśnieniach dotyczących startującego w przyszłym roku obowiązkowego Krajowego Systemu eFaktur (KSeF) LINK. Omówiliśmy też ogólną specyfikę samorządową LINK. W podręcznikach do KSeF wydanych przez Ministerstwo Finansów znalazło się też wiele informacji praktycznych co do poruszania się przez JST w systemie.
JST w KSeF
JST – wyjaśnia Ministerstwo – nie będzie traktowana w szczególny sposób, jeśli chodzi o pozostałe kwestie związane z wdrożeniem KSeF. Oznacza to, że JST między innymi:
- będzie wystawiać faktury w KSeF w trybie ONLINE lub w trybie OFFLINE (tj. w trybie offline24 – zgodnie z art. 106nda ustawy, w trybie offline w związku z niedostępnością KSeF – zgodnie z art. 106nh ustawy o VAT, w trybie awaryjnym – zgodnie z art. 106nf ustawy o VAT),
- w przypadkach określonych ustawowo, gdy faktura będzie wydawana nabywcy w sposób uzgodniony, będzie miała obowiązek jej opatrzenia kodem QR (a w przypadku faktury OFFLINE nieposiadającej jeszcze przydzielonego numeru KSeF dwoma kodami QR),
- będzie mogła korzystać z funkcjonalności zgłaszania faktur scamowych oraz ukrywania faktur,
- od 1 stycznia 2027 r. będzie podawała numer KSeF lub zbiorczy identyfikator płatności podczas dokonywania zapłaty za fakturę w sytuacji, gdy obie strony transakcji są podatnikami czynnymi oraz przy płatnościach realizowanych w ramach MPP.
Uwieżytelnienie w KSeF
Dla JST dostępne są standardowe metody uwierzytelnienia się w KSeF dedykowane podatnikowi niebędącemu osobą fizyczną. Oznacza to, że JST może uwierzytelnić się w systemie kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (która zawiera identyfikator podatkowy NIP JST). Po uwierzytelnieniu się w KSeF może korzystać z uprawnień właścicielskich (przypisanych systemowo, domyślnie do jej identyfikatora podatkowego NIP) w tym m.in. zarządzać uprawnieniami, zarządzać swoimi jednostkami podrzędnymi, wystawiać faktury oraz mieć dostęp do faktur.
Jeżeli JST nie posiada kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, powinna złożyć zawiadomienie ZAW-FA do urzędu skarbowego i wyznaczyć w nim osobę fizyczną, która w imieniu JST będzie korzystała z KSeF. Wyznaczona osoba fizyczna będzie posiadała pełny zakres uprawnień w tym m.in. prawo do zarządzania uprawnieniami, zarządzania jednostkami podrzędnymi JST, wystawiania faktur oraz prawo do dostępu do faktur. Osoba fizyczna będzie mogła uwierzytelnić się w kontekście identyfikatora podatkowego NIP JST, aby nadać uprawnienia innym osobom fizycznym lub podmiotom w imieniu JST. Uwierzytelnienia będzie mogła dokonać jedną z metod dedykowanych osobom fizycznym np. Podpisem Zaufanym czy kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Należy jednak zwrócić uwagę, że zawiadomienie ZAW-FA jest składane wyłącznie w celu wyznaczenia pierwszej osoby fizycznej, która będzie korzystała z KSeF w imieniu JST. Zawiadomienia ZAW-FA nie składają samorządowe jednostki budżetowe, samorządowe zakłady budżetowe, urzędy gminy, starostwa powiatowe ani urzędy marszałkowskie. Wynika to z faktu, że osoba fizyczna uprawniona przez JST w zawiadomieniu ZAW-FA, po uwierzytelnieniu w systemie, może zarządzać m.in. jednostkami podrzędnymi JST (tj. wyznaczyć ich przedstawicieli– administratorów). Skoro może odbyć się to elektronicznie, w takiej sytuacji nie będzie zasadne składanie ZAW-FA przez poszczególne jednostki podrzędne JST.
Certyfikaty KSeF
JST od listopada 2025 r. będzie miała możliwość wygenerowania certyfikatu KSeF, który umożliwi jej od lutego 2026 r. uwierzytelnienie w systemie (certyfikat typu 1) oraz wystawianie faktur OFFLINE (certyfikat typu 2). Certyfikat KSeF po uwierzytelnieniu w KSeF kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną będzie mogła wygenerować JST na swój identyfikator podatkowy NIP. Wówczas, gdy dana osoba uwierzytelni się certyfikatem KSeF, wydanym na dane JST, celem np. wystawienia faktury, w której sprzedawcą będzie JST, w KSeF widoczne będą dane JST, a nie konkretnej osoby fizycznej, która tą fakturę wystawiła. Jeżeli zaś o certyfikat KSeF zawnioskuje bezpośrednio osoba fizyczna, która będzie wystawiała faktury w imieniu JST używając tego certyfikatu, to w KSeF znajdą się dane tej konkretnej osoby, do której należy wydany certyfikat. Decyzja o sposobie zarządzania certyfikatami ramach JST (czy odbywa się to na poziomie JST czy poszczególnych osób uprawnionych do działania w KSeF w jej imieniu) należy do podatnika tj. JST.
Do końca 2026 r. JST oraz osoby i podmioty przez nią uprawnione mogą również korzystać z metody uwierzytelnienia w systemie jaką są tokeny. Tokeny i certyfikaty będą umożliwiały zalogowanie się do systemów komercyjnych zintegrowanych z API KSeF 2.0.
Więcej informacji na temat funkcjonalności certyfikatów KSeF i tokenów znajduje się w cz. I Podręcznika.
Poruszanie się w KSeF przez JST i jej jednostki
Biorąc pod uwagę, że na gruncie art. 15 ustawy JST jest podatnikiem, może korzystać z KSeF wykorzystując standardowy model uprawnień opisany w cz. I Podręcznika
JST po uwierzytelnieniu się w systemie może nadać uprawnienia wskazanej osobie fizycznej– np. burmistrzowi miasta. Osoba fizyczna wskazana przez JST może wyznaczyć kolejną osobę fizyczną (np. do zarządzania uprawnieniami w KSeF w imieniu JST lub wystawiania faktur w imieniu JST) – np. kierownika działu księgowości.
Przepisy planowanego rozporządzenia przewidują ponadto, że uprawnienie do nadawania oraz odbierania uprawnień do korzystania z KSeF, do wystawiania faktur, do dostępu do faktur w ramach modelu uprawnień JST posiadają również m.in. wyznaczone osoby fizyczne działające w ramach poszczególnych jednostek podrzędnych JST.
Dodatkowe uprawnienia w stosunku do standardowego modelu uprawnień przewidzianego w KSeF pozwalają nadawać i odbierać uprawnienia w jednostkach podrzędnych JST oraz ułatwiają dostęp do faktur tych jednostek. W przypadku innych jednostek pomocniczych (innych niż samorządowa jednostka budżetowa, samorządowy zakład budżetowy, urząd gminy, starostwo powiatowe lub urząd marszałkowski) nie przewiduje się szczególnego rodzaju uprawnień. Inne jednostki pomocnicze JST korzystają z KSeF na zasadach ogólnych.
Resort podkreśla przy tym, że warunkiem skutecznego działania uprawnień w modelu uprawnień dedykowanym JST, jest wskazanie identyfikatorów podatkowych NIP jednostek podrzędnych w formularzu NIP-2 złożonym przez JST.
JST jako podatnik posiada w KSeF pełen zakres uprawnień właścicielskich (przypisanych do NIP JST domyślnie, systemowo). Dzięki temu może między innymi:
- zarządzać uprawnieniami JST,
- zarządzać jednostkami podrzędnymi JST,
- wystawiać faktury,
- posiadać dostęp do faktur.
Posiada również uprawnienia techniczne do przeglądania uprawnień oraz historii sesji.JST może także wyznaczyć osobę fizyczną, która będzie posiadać pełen katalog uprawnień (w tym uprawnienie do zarządzania jednostkami podrzędnymi JST) i która w jej imieniu nada uprawnienia osobom fizycznym, które będą administratorami poszczególnych jednostek podrzędnych.
Zaś, osoba fizyczna będąca administratorem jednostki podrzędnej może posiadać w KSeF uprawnienia do:
- zarządzania uprawnieniami w ramach jednostki podrzędnej,
- wystawiania faktur, w których jednostka podrzędna występuje jako Podmiot3 o roli „7”– JST wystawca, a JST występuje jako Podmiot1 (sprzedawca),
- dostępu do faktur, w których jednostka podrzędna występuje jako Podmiot3 , a JST występuje jako sprzedawca lub nabywca. Administrator jednostki podrzędnej może nadawać uprawnienia w ww. zakresie kolejnym osobom fizycznym.
Przykładowe procesy
W Podręczniku cz IV podano liczne przykłady zobrazowane grafikami.
Administrator jednostki podrzędnej JST może nadać uprawnienia osobie fizycznej m.in. do:
- zarządzania uprawnieniami w ramach jednostki podrzędnej,
- wystawiania faktur, w których jednostka podrzędna występuje jako Podmiot3 o roli „7”– JST wystawca, a JST jako Podmiot1 (sprzedawca),
- dostępu do faktur, w których jednostka podrzędna JST występuje jako Podmiot3 , a JST występuje jako sprzedawca lub nabywca.
Dzięki opisanemu modelowi:
- osoba fizyczna (księgowa obsługująca urząd gminy) po uwierzytelnieniu się w KSeF w kontekście identyfikatora podatkowego NIP urzędu gminy:
- będzie mogła wystawiać faktury, w których sprzedawcą (Podmiot1) jest dana JST, a w Podmiot3 zostały wskazane dane (w tym identyfikator podatkowy NIP) jednostki podrzędnej – urzędu gminy oraz będzie posiadała dostęp do faktur JST, w których jednostka podrzędna występuje jako Podmiot3,
- nie będzie mogła wystawiać pozostałych faktur, w których JST występuje jako Podmiot1 oraz nie będzie miała dostępu do pozostałych faktur JST, w tym faktur dotyczących pozostałych jednostek podrzędnych;
- osoba fizyczna 1 i osoba fizyczna 2 (księgowe obsługujące szkołę) po uwierzytelnieniu się w KSeF w kontekście identyfikatora podatkowego NIP szkoły:
- będą mogły wystawiać faktury, w których sprzedawcą (Podmiot1) jest dana JST, a w Podmiot3 zostały wskazane dane (w tym identyfikator podatkowy NIP) jednostki podrzędnej – szkoły oraz będą posiadały dostęp do faktur JST, w których jednostka podrzędna występuje jako Podmiot3,
- nie będą mogły wystawiać pozostałych faktur, w których JST występuje jako Podmiot1 oraz nie będą miały dostępu do pozostałych faktur JST, w tym faktur dotyczących pozostałych jednostek podrzędnych;
- osoba fizyczna (księgowa obsługująca MOPS) po uwierzytelnieniu się w KSeF w kontekście identyfikatora podatkowego NIP MOPS-u:
- będzie mogła wystawiać faktury, w których sprzedawcą (Podmiot1) jest dana JST, a w Podmiot3 zostały wskazane dane (w tym identyfikator podatkowy NIP) jednostki podrzędnej – MOPS-u oraz będzie posiadała dostęp do faktur JST, w których jednostka podrzędna występuje jako Podmiot3,
- nie będzie mogła wystawiać pozostałych faktur, w których JST występuje jako Podmiot1 oraz nie będzie miała dostępu do pozostałych faktur JST, w tym faktur dotyczących pozostałych jednostek podrzędnych.
Podsumowanie
Podręczniki do KSeF zawierają wiele innych przykładów i praktycznych wyjaśnień. Np. modelu pośredniego, który może być przydatny w przypadku Centrów Usług Wspólnych.
Mimo przedstawionych powyżej obszernych wyjaśnień, wiele kwestii nie jest jeszcze dla nas jasne, zwłaszcza w administracji publicznej i zapewne będzie musiało „dotrzeć się” w czasie realnego funkcjonowania KSeF. Dlatego też bardzo dobrym pomysłem jest ,zarówno etapowanie wejścia w życie obowiązkowego fakturowania w systemie rządowym, jak i bardzo długi okres przejściowy, podczas którego wyłączonych będzie z obowiązkowego fakturowania wielu podatników jak również zawieszone będą sankcje za brak dostosowania się do nowych przepisów. Jednak jedno jest pewne – KSeF będzie w przyszłym obowiązkowy dla wszystkich odbierających faktury. Konieczne zatem jest zapoznanie się z szczegółami systemu.
LINK do podręczników: https://ksef.podatki.gov.pl//pliki-do-pobrania-ksef-20/
© Grafika jest własnością Kancelarii
Jeżeli ten problem Państwa dotyczy, zachęcamy do kontaktu z Kancelarią. Przesyłając wypełniony formularz akceptują Państwo naszą Politykę Prywatności.