Opublikowano kolejne zapowiedzi zmian w przepisach ustawy o VAT dotyczących KSeF jak i wzorze struktury logicznej eFaktury. Projekt jest efektem licznych konsultacji Resortu Finansów z podatnikami, zarówno podmiotami biznesowymi jak i publicznymi – zwłaszcza aktywne na tym polu były samorządy obawiające się chaosu w swoich fakturach po wejściu w życie obowiązkowego KSeF.
Planowane zmiany to:
- wymóg podania na fakturze NIP jednostki podległej JST – w tym celu zostanie zaproponowania zmiana schemy e-faktury poprzez wprowadzenie obowiązku wypełniania elementu Podmiot3. Rozwiązanie to stanowi odpowiedź na postulat zgłaszany przez JST pod kątem zapewnienia dostępu do faktur jednostkom im podległym (obowiązek wskazywania NIP jednostek podległych);
- wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (dla podatników czynnych i podatników zwolnionych z VAT), z uwzględnieniem etapowania: od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. kwotę 200 mln zł, od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców – fazowanie tego obowiązku to zalecenie audytu KSeF, które jest warunkiem wdrożenia stabilnego technicznie systemu;
- utrzymanie przez pół roku, tj. od lutego do końca lipca 2026 r. możliwości wystawiania faktur na kasach rejestrujących;
- odroczenie o pół roku, tj. od lutego do końca lipca 2026 r. wymogu podania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury – również tych wykonywanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP) ;
- wprowadzenie do końca 2026 r. dobrowolnie stosowanego przez podatników trybu „offline” – rozwiązanie to ma za zadanie wzmocnić pewność obrotu gospodarczego w sytuacji, gdy podatnik napotka trudności z wystawianiem i przesłaniem e-faktury do systemu (po okresie przejściowym tryb offline również będzie mógł być stosowany, ale tylko w przypadku awarii systemu lub trybu offline u podatnika);
- wprowadzenie półrocznego okresu przejściowego, tj. od kwietnia do końca września 2026 r. dla mikro-przedsiębiorców – przez pół roku podatnicy, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży – 10 tys. zł miesięcznie) nie będą obowiązani do wystawiania e-faktur – ułatwić to rozliczenia najmniejszym lub wykluczonym cyfrowo podatnikom;
- dobrowolne wystawianie e-faktur dla konsumentów;
- załącznik do faktury – obecnie, zgodnie z założeniami fakultatywnego, jak i obowiązkowego KSeF, nie ma możliwości przesyłania załączników do e-faktur. Wychodząc naprzeciw potrzebom, głównie dostawców mediów (energia, gaz itp.), zgłaszanym w ramach konsultacji projektu obligatoryjnego KSeF, zostanie wprowadzona dodatkowa funkcjonalność, polegająca na umożliwieniu dla tego typu faktur przesyłania do KSeF faktury z załącznikiem. Faktury za media, usługi telekomunikacyjne i ramowe faktury zbiorcze w załącznikach zawierają dane podatkowe (ceny jednostkowe i ilość towaru/usługi). Dostawcy mediów (energii, gazu itp.) w załącznikach do faktury umieszczają, m.in. szczegóły dotyczące zużycia w podziale na poszczególne punkty poboru. Załącznik stanowi integralną część e-faktury. Z tego względu struktura logiczna FA(3) zostaje rozbudowana o dodatkowy, fakultatywny węzeł Zalacznik. Dane w załączniku do faktury będą miały więc postać ustrukturyzowaną. Z drugiej jednak strony, dane te będą prezentowane w sposób elastyczny (gdyż podatnicy będą mieć możliwość samodzielnego definiowania zawartości niektórych pól) oraz uniwersalny (ponieważ możliwe będzie wskazywanie danych specyficznych dla różnych branż). Przesyłanie załączników do KSeF nie będzie obowiązkowe. Zakres podmiotów mogących przesyłać e-fakturę z załącznikiem nie zostanie ograniczony do konkretnych branż, jednakże rozwiązanie to zostało zaprojektowane z myślą o przedsiębiorcach, którzy w załączniku do faktury zamieszczają rozbudowane dane w zakresie jednostki miary, ilości i ceny towaru lub usługi.
- instalacja certyfikatów do kodów QR przed wprowadzeniem obowiązku wystawiania faktur w KSeF – zostanie zapewniona możliwość wcześniejszego wygenerowania oraz poboru certyfikatów wystawcy faktur w okresie trwania awarii lub niedostępności KSeF, a także gdy podatnik będzie czasowo korzystał z wystawiania faktur poza KSeF. Narzędzie w postaci certyfikatu wystawcy jest niezbędne do wystawiania wyżej wskazanych faktur.
- Wyrównanie środowisk KSeF – proponuje się wprowadzenie rozwiązania technicznego, które będzie polegało na zastąpieniu obecnego, fakultatywnego systemu, systemem obowiązkowego KSeF. Wymiana ma na celu wdrożenie funkcjonalności i rozwiązań technicznych obowiązkowego KSeF przed 1 lutego 2026 r. i pozwoli na wystawianie e-faktur w modelu docelowym, ale bez zmiany obowiązków prawnych podatników. Zabieg ten pozwoli na testowanie wszystkich rozwiązań przewidzianych w obowiązkowym KSeF „w praktyce”, w tym np. umożliwi testowanie wystawiania faktur poza systemem (offline) i ich wprowadzania do KSeF..
JST
W zakresie rozwiązania dla samorządów, zmian w projekcie ustawy o VAT nie przewidziano. Opublikowano jednak dokument obejmujący zmianę w schemie. W polu Podmiot2 wzoru faktury ustrukturyzowanej będzie wprowadzony znacznik tego czy faktura dotyczy jednostki podrzędnej JST. Użytkownik będzie mógł zaznaczyć, że faktura dotyczy jednostki podrzędnej JST. Po odznaczeniu pola pojawi się informacja: „Wypełnij sekcję Podmiot3, aby udostępnić fakturę jednostce podrzędnej JST, w szczególności podaj NIP lub ID-Wew i określ rolę”.
Natomiast, nie jest jasne na dziś dzień czy pole to będzie rzeczywiście obowiązkowe w sensie prawnym. Na konkrety nadal czekamy.
Samoidentyfikacja nabywcy
W dodawanym art. 106ba ustawy o VAT proponuje ponadto się doregulowanie obowiązku podawania przez nabywcę (podatnika lub osobę prawną niebędącą podatnikiem) NIP dla potrzeb wystawienia faktury, jeżeli numerem tym podmioty, na rzecz których wystawiana jest faktura, posługują się. Regulacja ta wynika z potrzeby zapewnienia prawidłowości wystawienia tej faktury, w tym przypadku poprzez samoidentyfikację nabywcy. Podanie numeru identyfikacji podatkowej przez nabywcę umożliwia jednoznaczną identyfikację statusu podmiotu dokonującego zakupu. Powyższy obowiązek ma również wpływ na prawidłowość prowadzonej przez podatnika ewidencji podatkowej, jak i raportowania transakcji.
Faktury konsumenckie
Obejmuje je nowelizacja art. 106ga ust. 4 ustawy o VAT, w którym dopuszczone będzie fakultatywne wystawianie e-faktur dla nabywcy będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej – konsumentów.
W drodze wprowadzonych zmian, to podatnik – wystawca faktury dla konsumenta – będzie decydował czy wystawia e-fakturę, czy decyduje się na wystawienie faktury na dotychczasowych zasadach. Oznacza to, że do wystawienia e-faktury dla konsumenta nie będzie wymagana zgoda nabywcy – konsumenta. Jednakże, jak dotychczas, samo wystawienie faktury na rzecz konsumenta będzie wymagało uprzedniego zgłoszenia żądania wystawienia takiego dokumentu przez nabywcę (art. 106b ust. 3 ustawy o VAT). Podatnik będzie natomiast obowiązany zapewnić konsumentowi odpowiedni dostęp do wystawionej faktury.
Z uwagi na potrzebę zapewnienia nabywcy, który nie dysponuje NIP, dostępu do e-faktury niezbędna jest zmiana w art. 106gb ust. 6 – we wprowadzeniu do wyliczenia precyzuje się w związku z tym zapis, że nabywcy, który na potrzeby wystawienia faktury nie posługuje się numerem VAT lub NIP, wystawca zapewnia dostęp do tej e-faktury poprzez podanie kodu weryfikującego tę fakturę w systemie oraz danych umożliwiających jej zidentyfikowanie albo oznaczenie kodem weryfikującym umożliwiającym dostęp do tej e-faktury w KSeF (kodem QR), w przypadku gdy jest ona użyta poza systemem.
Identyfikator zbiorczy
W dodawanym ustawą KSeF art. 106nd ust. 2 pkt 8a ustawy o VAT określono funkcjonalność KSeF związaną z przydzielaniem identyfikatora zbiorczego dla co najmniej dwóch faktur wystawionych dla jednego odbiorcy.
Obecnie wprowadzana zmiana do ustawy KSeF oznacza, że będzie możliwość przydzielania identyfikatora zbiorczego dla co najmniej dwóch e-faktur wystawianych przez podatnika, jednak nie będzie ograniczenia w postaci jednego odbiorcy, tych odbiorców będzie mogło być kilku. A zatem jeśli podatnik dokonywać będzie płatności za więcej niż jedną e-fakturę dopuszcza się również możliwość oznaczania płatności (np. w przelewie) dokonywanych na rzecz kilku odbiorców. Rozwiązanie to ma charakter ułatwiający realizację tego obowiązku.
Okres przejściowy
W przepisie epizodycznym w art. 145o ust. 1 ustawy KSeF dopuszcza się możliwość,
w okresie przejściowym, tj. od 1 kwietnia 2026 r. do 30 września 2026 r., wystawiania przez podatników faktur w postaci papierowej lub faktur elektronicznych w sytuacji, gdy wystawiają wyłącznie faktury, których wartość należności ogółem jest mniejsza lub równa 450 zł, a łączna miesięczna wartość sprzedaży podlegająca udokumentowaniu takimi fakturami jest mniejsza lub równa 10.000 zł. Oba warunki muszą być spełnione łącznie. Przepis ten nie będzie miał zastosowania jeżeli wartość należności ogółem na fakturze jest większa niż 450 zł lub gdy łączna miesięczna wartość sprzedaży podlegająca udokumentowaniu takimi fakturami jest większa niż 10.000 zł (ust. 2). Jeśli nie będą spełnione ww. warunki podatnik zobowiązany będzie wystawiać e-faktury, począwszy od faktury, którą przekroczone zostały te wartości. Tym samym, jeżeli w danym miesiącu, faktury nie spełnią wskazanych wyżej warunków, podatnik nie może ponownie skorzystać z możliwości wystawiania faktur w postaci papierowej lub faktur elektronicznych.
W ustawie KSeF utrzymuje się odroczenie do 31 lipca 2026 r.:
- stosowania kar pieniężnych za naruszenia związane z KSeF;
- możliwości wystawiania faktur przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym paragonów fiskalnych z NIP nabywcy uznanych za faktury uproszczone;
- obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach, w przypadku mechanizmu podzielonej płatności.
KOMENTARZ PRASOWY Joanny Rudzkiej
LINK do procesu legislacyjnego
LINK do zmian w wyglądzie faktury
© Grafika jest własnością Kancelarii
Jeżeli ten problem Państwa dotyczy, zachęcamy do kontaktu z Kancelarią. Przesyłając wypełniony formularz akceptują Państwo naszą Politykę Prywatności.