Szanowni Państwo,
przypominamy, iż już za nieco ponad pół roku wchodzą w życie przepisy o obowiązkowym KSeF (e-fakturach ustrukturyzowanych wystawianych w Krajowym Systemie e-Faktur). Jest to zatem ostatni moment na wdrożenie nowych regulacji, dostosowanie systemów, procedur czy też umów z kontrahentami.
Warto aby zadali sobie Państwo m.in. następujące pytania:
- Czy nasze procesy wystawiania i otrzymywania faktur dostosowane są do KSeF?
- Czy nasze procedury VAT/podatkowe/księgowe/instrukcje/regulaminy obejmują fakturowanie w systemie KSeF?
- Czy w naszej strukturze istnieje zespół do spraw KSeF lub wyznaczono osoby odpowiedzialne?
- Czy odpowiedzialni Pracownicy zostali przeszkoleni?
- Czy nasze systemy dostosowane są do wystawiania i odbierania faktur w KSeF?
- Czy nasze umowy z kontrahentami obejmują nowe zasady fakturowania?
- Czy aneksowanie umów z dostawcami i odbiorcami naszych usług lub towarów nie będzie konieczne?
- Czy proces zamówień dostosowano do KSeF?
- Czy procedura płatności za faktury uwzględnia wymogi KSeF?
- Czy potrzebne nam są załączniki do faktur?
- Jakie dane na fakturach są nam potrzebne?
- Jakie dane na fakturach potrzebne są naszym kontrahentom?
- Czy przygotowali Państwo rozwiązanie dla faktur wydawanych obecnie w kasach sklepów?
- W jaki sposób informować klientów o wystawionej w KSeF fakturze?
- Czy istnieje potrzeba stworzenia w KSeF jednostek wewnętrznych np. zakładów, sklepów, oddziałów w strukturze KSeF?
- Czy mamy ustalony sposób postępowania w czasie awarii KSeF (podatkowy i prawny)?
- W samorządach – czy faktury będą przychodzić do właściwych jednostek organizacyjnych (szkół, przedszkoli, zakładów) i w podziale np. na punkty poboru?
Przypominamy, że KSeF oznacza zmianę procesu wystawiania oraz odbierania faktur. Faktury ustrukturyzowane są sporządzane – zgodnie ze wzorem opracowanym przez Ministerstwo Finansów – w lokalnych programach finansowo-księgowych podatników. Faktura po jej wystawieniu jest przesyłana z systemu finansowo-księgowego za pośrednictwem interfejsu (API) do centralnej bazy MF (KSeF), po czym jest dostępna w tym systemie i może być pobrana przez kontrahenta.
W rozporządzeniu MF z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur przewidziano dostęp do systemu KSeF dla jednostek scentralizowanych w ramach JST – jednostek „wewnętrznych”. Możliwe będzie nadanie dodatkowych uprawnień o ograniczonym charakterze dla jednostki wewnętrznej JST oraz dla reprezentującej tę jednostkę osoby. Pozwoli to zarządzać uprawnieniami w jednostce wewnętrznej. Zasadniczo osoba mająca takie uprawnienie nie będzie miała jednocześnie wglądu do faktur w innych jednostkach funkcjonujących w ramach JST.
Po wystawieniu faktury pojawi się „Numer KSeF” obejmujący NIP sprzedawcy, datę wystawienia, część techniczną i sumę kontrolną.
Nasza Kancelaria pozostaje do dyspozycji w razie pytań lub poszukiwania pomocy w prawidłowym – a co równie ważne – wygodnym dla użytkownika, wdrożeniu KSeF KONTAKT
O KSeF pisaliśmy min. TU
Więcej o KSeF na stronach Resortu Finansów: LINK
Schemat, przykładowe pliki, broszury, podręczniki, instrukcje i dodatkowe materiały Ministerstwa Finansów: LINK
Wzór faktury ustrukturyzowanej: LINK
© Grafika jest własnością Kancelarii
Jeżeli ten problem Państwa dotyczy, zachęcamy do kontaktu z Kancelarią. Przesyłając wypełniony formularz akceptują Państwo naszą Politykę Prywatności.