Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: „DKIS” lub „Organ”) wydał w maju ciekawą interpretację dotyczącą możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanymi fakturami również w przypadku gdy nie będą to faktury wystawione przez KSeF, mimo takiego obowiązku sprzedawcy.
Problem podatnika
Z wnioskiem wystąpił podatnik, który w ramach prowadzonej na terytorium Polski działalności gospodarczej wykonuje czynności dające prawo do odliczenia VAT i w związku z tym korzysta z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku od towarów i usług (dalej: „Ustawa o VAT”). Prowadzona przez Wnioskodawcę działalność gospodarcza wiąże się z koniecznością nabywania różnego rodzaju towarów oraz usług, niezbędnych do prawidłowego wykonywania usług podatnika. W związku z tym, Spółka otrzymuje od swoich dostawców i usługodawców – zarejestrowanych w Polsce czynnych podatników VAT (dalej: „Kontrahenci”) faktury dokumentujące nabycie towarów lub usług podlegających opodatkowaniu VAT w Polsce, na których wykazywane są kwoty VAT wyrażone w złotych (dalej: „Faktury zakupowe”).
W związku z wejściem w życie przepisów dotyczących obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: „KSeF”), począwszy od dnia 1 lutego 2026 r., lub począwszy od 1 kwietnia 2026 r., ewentualnie począwszy od 1 stycznia 2027 r. (w zależności od przypadku konkretnego Kontrahenta) Kontrahenci są/będą zobowiązani do wystawiania na rzecz Wnioskodawcy Faktur zakupowych w postaci faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF.
Wnioskodawca nie może wykluczyć, że w praktyce obrotu gospodarczego niektóre z Faktur zakupowych wystawionych przez Kontrahentów, dokumentujące czynności podlegające opodatkowaniu VAT w Polsce i na których zgodnie z przepisami ustawy o VAT zostanie naliczony podatek VAT są/będą wystawione przez Kontrahentów na rzecz Wnioskodawcy wbrew obowiązującym regulacjom Ustawy o VAT poza KSeF, w innej formie niż faktura ustrukturyzowana (faktura papierowa przesłana pocztą/ doręczona osobiście, faktura elektroniczna przesłana np. w formacie PDF na adres e-mail).
Ww. sytuacja może wystąpić na skutek różnych przyczyn, zasadniczo niezależnych od Wnioskodawcy, takich jak w szczególności: Kontrahent mimo ciążącego na nim obowiązku fakturowania w KSeF nie podjął działań, które umożliwiłyby mu terminowe wywiązanie się z tego obowiązku np. przedłużają się prace wdrożeniowe w systemie księgowym Kontrahenta, których celem jest umożliwienie mu wystawiania faktur w KSeF przy wykorzystaniu jego systemu księgowego, Kontrahent na skutek błędu/ pomyłki, mimo istniejącego obowiązku, wystawił/wystawi fakturę poza KSeF (inną niż faktura ustrukturyzowana/ wizualizacja faktury ustrukturyzowanej), Kontrahent pozostawał/ pozostaje w błędzie co do istnienia po jego stronie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy wykorzystaniu KSeF (np. Kontrahent posiadający siedzibę działalności gospodarczej poza Polską, nie identyfikuje posiadania w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, które uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług udokumentowanych fakturą).
Pytanie
Podatnik poprosił o potwierdzenie, że będzie uprawniony do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, wynikających z Faktur zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Kontrahentów w przypadku gdy wbrew obowiązkowi, zostaną one wystawione w innej formie niż ustrukturyzowana, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (np. w postaci papierowej lub elektronicznej)?
Stanowisko DKIS
Organ zgodził się z Podatnikiem, że tenże będzie uprawniony do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, wynikających z Faktur zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Kontrahentów w przypadku, gdy wbrew obowiązkowi, zostaną one wystawione w innej formie niż ustrukturyzowana, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (np. w postaci papierowej lub elektronicznej).
Podkreślono, że zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „Ustawa o CIT”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów albo w celu zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy. Z powyższego wynika, że aby dany wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodów, musi on być poniesiony przez podatnika, mieć charakter definitywny, pozostawać w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, służyć osiągnięciu, zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów, być właściwie udokumentowany oraz nie znajdować się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów.
Przepisy Ustawy o CIT nie uzależniają możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów od formy technicznej dokumentu, którym wydatek ten został udokumentowany. W szczególności ustawa ta nie przewiduje, aby faktura dokumentująca poniesienie wydatku musiała być wystawiona w określonym systemie teleinformatycznym, w tym w Krajowym Systemie e‑Faktur.
Wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF od 1 lutego 2026 r. nastąpiło wyłącznie na gruncie przepisów Ustawy o VAT. Ustawodawca nie wprowadził jednocześnie żadnych zmian w Ustawie o CIT, które uzależniałyby prawo do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów od spełnienia obowiązku wystawienia faktury w KSeF. W szczególności ustawa ta nie zawiera przepisów, które wyłączałyby z kosztów podatkowych wydatki udokumentowane fakturami wystawionymi poza KSeF, nawet jeżeli po stronie wystawcy doszło do naruszenia obowiązków formalnych wynikających z przepisów o VAT.
Na podstawie art. 9 ust. 1 Ustawy o CIT, podatnicy mają obowiązek prowadzić ewidencję rachunkową – zgodnie z odrębnymi przepisami – w sposób umożliwiający ustalenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania oraz należnego podatku dochodowego od osób prawnych za dany rok podatkowy. Do tych odrębnych przepisów zalicza się w szczególności ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: „Ustawa o rachunkowości”).
Zgodnie z art. 20 ust. 2 pkt 1 Ustawy o rachunkowości, podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią m.in. dowody księgowe potwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, otrzymane od kontrahentów (tzw. dowody zewnętrzne obce). Natomiast, art. 22 ust. 1 Ustawy o rachunkowości stanowi, że dowód księgowy powinien być rzetelny, tj. zgodny z rzeczywistym przebiegiem dokumentowanej operacji gospodarczej, kompletny oraz zawierać co najmniej:
- oznaczenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny,
- dane stron dokonujących operacji (nazwy, adresy),
- opis operacji i jej wartość,
- datę dokonania operacji, a jeżeli dowód wystawiono w innej dacie – również datę jego sporządzenia,
- podpis osoby wystawiającej dowód oraz osoby, która wydała lub przyjęła składniki aktywów,
- potwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie miesiąca i sposobu jego ujęcia (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te czynności.
Jednocześnie przepisy nie określają sztywnych, obligatoryjnych wymogów w zakresie formy lub postaci dowodu księgowego. Oznacza to, że dokument, który spełnia wymagania dotyczące treści dowodu księgowego, może zostać uznany za dowód księgowy niezależnie od formy, w jakiej został sporządzony lub utrwalony. Taki dokument może stanowić podstawę zapisów w księgach rachunkowych, a tym samym umożliwia określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania oraz należnego podatku dochodowego od osób prawnych – a więc również wartości kosztów uzyskania przychodów (KUP).
Faktura, niezależnie od tego, czy została wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e‑Faktur, czy poza tym systemem, może stanowić rzetelny dowód księgowy dający podstawę do rozpoznania kosztów uzyskania przychodów na gruncie CIT, o ile dokumentuje rzeczywisty przebieg zdarzenia gospodarczego oraz zawiera dane pozwalające na identyfikację stron transakcji, jej przedmiotu, wartości oraz momentu jej dokonania. Dla celów podatku dochodowego zasadnicze znaczenie ma bowiem materialny charakter transakcji oraz faktyczne poniesienie wydatku, a nie dochowanie określonych wymogów formalnych wynikających z przepisów o VAT.
Celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Jeżeli transakcja faktycznie miała miejsce, wydatek został poniesiony w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz spełnia przesłanki określone w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, to sam fakt, że dostawca wystawił fakturę poza KSeF, nie może skutkować pozbawieniem podatnika prawa do rozpoznania kosztu uzyskania przychodów.
W konsekwencji, w sytuacji gdy wydatki zostały faktycznie poniesione przez Wnioskodawcę w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, nie są objęte wyłączeniem na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT oraz zostały/ będą udokumentowane Fakturami zakupowymi potwierdzającymi rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych, Wnioskodawca jest uprawniony do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, również w przypadku gdy faktury te zostały/ zostaną wystawione poza Krajowym Systemem e‑Faktur.
W związku z powyższym, zauważono, że w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, faktura – niezależnie od formy – stanowi podstawowy dowód potwierdzający poniesienie kosztu, który może być uznany za koszt uzyskania przychodu, o ile został on poniesiony w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia przychodów.
W zakresie podatku dochodowego faktura – niezależnie od formy – stanowi podstawowy dowód potwierdzający poniesienie kosztu, który może być uznany za koszt uzyskania przychodu, o ile został on poniesiony w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów.
Podkreślono też, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.
W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
- został właściwie udokumentowany,
- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Zatem, jednym z warunków uznania poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu jest jego właściwe udokumentowanie.
Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.
Zgodnie z obowiązującym od 1 lutego 2026 r. art. 106ga ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm., dalej „ustawa o VAT”) podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e- Faktur.
Od powyższej reguły występują wyjątki, określone m.in. w art. 106ga ust. 2 ustawy VAT, niemniej jednak co do zasady obowiązek wystawiania faktur w KSeF wystąpi od:
- 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
- 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
Przy czym zgodnie z przepisami epizodycznymi:
- do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł,
- do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).
W związku z powyższym DKIS zauważył, że w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych faktura – niezależnie od formy – stanowi podstawowy dowód potwierdzający poniesienie kosztu, który może być uznany za koszt uzyskania przychodu, o ile został on poniesiony w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia przychodów.
Celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.
Mając zatem na uwadze powyższe, jeśli faktura zostanie wystawiona przez dostawcę w postaci papierowej lub elektronicznej z pominięciem obowiązku jej wystawienia w systemie KSeF i będzie zawierała elementy wymagane dla tych postaci oraz spełnione zostaną wszystkie przesłanki warunkujące uznanie poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu (m.in. zgodnie z art. 15 ust. 1 oraz z uwzględnieniem art. 16 ustawy CIT) to podatnik będzie uprawniony do rozpoznania kosztów uzyskania przychodów na podstawie takiej faktury.
Data wydania: 2026-05-26
Sygnatura: 0111-KDIB1-3.4010.172.2026.2.JG
© Grafika jest własnością Kancelarii
Jeżeli ten problem Państwa dotyczy, zachęcamy do kontaktu z Kancelarią. Przesyłając wypełniony formularz akceptują Państwo naszą Politykę Prywatności.